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文件外发审核是数据防泄漏的重要手段,企业如何落地?

2024-06-22

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文件外发审核是数据防泄漏的重要手段,企业如何落地?

文件外发审核是数据防泄漏的重要手段,企业如何落地?

企业在日常经营中,无可避免地会产生文件外发的需求,文件发送对象包括但不限于合作方、供应商、客户、公关媒体、慈善组织等等,不一而足。而由于外发的对象不同,所涉及的文件类型也多种多样:

文件外发审核是数据防泄漏的重要手段,企业如何落地?

商业合作合同: 这是双方合作的基础文件,详细规定了合作的范围、条款、责任、权利、付款方式、交货时间等关键信息。

报价单/报价书: 当企业向合作商提供产品或服务时,会发送报价单,详细列出产品或服务的价格、折扣、付款条件等。

采购订单: 在双方就合作达成一致后,企业会向合作商发送采购订单,明确购买的商品或服务、数量、价格、交货时间等。

质量检查报告: 如果合作涉及产品制造或加工,企业会向合作商发送质量检查报告,证明产品符合质量标准或合同要求。

保密协议/非披露协议: 如果合作涉及敏感信息或商业机密,企业会要求合作商签署保密协议或非披露协议,以确保信息的安全和保密。

此外,根据企业的具体需求和业务场景,还可能发送其他类型的文件,如法律文件、技术文档、项目计划等。在发送这些文件时,企业确保文件能够准确、完整地传达信息,并保护企业的商业利益和机密信息。

文件外发审核是数据防泄漏的重要手段,企业如何落地?

那么,最有效的管控手段之一,就是设置文件外发审核环节。

一般的企业文件外发也会有审核,但基本审核都在OA系统中,审核环节和外发环节是互相割裂的,这就产生了一些问题:

1、员工审核中申请的文件和实际外发的文件可能不一致,甚至可能夹带重要的文件,由于两环节互相孤立,因此,很难察觉或及时察觉,此时就存在数据外泄的风险

2、外发申请、审批再到外发操作,涉及线上和线下流程,可能会参与多个部门、多个环节,导致整个审批周期非常长,如果遇到其中一个环节人员缺席或延误,那整个流程都会被耽搁,给业务正常开展带来严重影响

3、审核和申请无法一一对应,无法形成完整的日志记录,不利于审计工作,当发生数据安全问题时,无法快速厘清问题所在

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那么,文件外发审核该怎么做才是最有效的呢?

安企神企业间文件安全交换系统,帮助实现企业内部用户与供应链上下游协作方之间、安全可控地发放和接收项目图文档数据,并实施有效的数据保护,防止数据泄露

安企神企业间文件安全交换系统内置的灵活强大的审批功能,可设置未经审批的文件无法进入 发送过程,进而对交换流程进行管控。

管理员按照业务的需要建立传输审核审批流程,支持按组织架构、汇报关系两种逻辑进行逐级 审批,同时支持会签、或签、转审、抄送等审批流程。

系统支持审核审批触发条件配置管理,管理员可配置审核流程,当文件名称、扩展名、单体文 件大小、总文件大小、操作人及目标人范围等触发了审核条件时,系统将转向指定的人工审批 流程,并提供文件安全检测结果作为审批的参考。

安企神企业间文件安全交换系统完整记录平台所有用户操作日志和文件交换日志,包括对触发审核 的相关发送行为进行完整的日志记录、对全局下的使用行为和传输行为进行完整记录。所有交 换行为均保留原始文件,不受用户删除等行为影响,便于企业进行追溯。

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此外,安企神系统还提供了远程技术支持功能,允许管理员直接操作客户端计算机,快速排除故障或进行操作演示。这款软件适用于各种规模的企业,无论是大中小型行业客户,都能设计出适合的内部安全解决方案。