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办公电子文件防泄密软件在企业中如何用?

更新时间:2022-12-16 16:20:46


本文简介:办公电子文件在当代企业中,是每一家企业重要的数据资产,这些数据文件不可以泄漏,在企业电脑中存在,要有有效的安全防护,所以现在市场上出现了文件防泄密软件,那么对于企业来讲,如何选择一款好用的文件防泄密软件呢? 对于企业而言,对存储在员工办公电脑上的文件,在未施加任何安全措施的情况下,就会造成数据的泄密,数据泄密的方式是也很多的,员工可以随意的带防企业的重要电子文档,这对会对企业的发展有一定的影响,所

办公电子文件防泄密软件在企业中如何用?

办公电子文件在当代企业中,是每一家企业重要的数据资产,这些数据文件不可以泄漏,在企业电脑中存在,要有有效的安全防护,所以现在市场上出现了文件防泄密软件,那么对于企业来讲,如何选择一款好用的文件防泄密软件呢?
 
对于企业而言,对存储在员工办公电脑上的文件,在未施加任何安全措施的情况下,就会造成数据的泄密,数据泄密的方式是也很多的,员工可以随意的带防企业的重要电子文档,这对会对企业的发展有一定的影响,所以企业在保护电子文件上必须采取一定有效的防护的措施,现在大部分企业采用的是透明加密软件,这种加密的方式是对企业中电脑上的重要电子文件进行加密,加密后的电子文件就会得到有效的保护,当然有很多企业管理者认为加密后的文件,在企业内部使用会很麻烦,会影响员工的工作效率。

其实,对于加密过的文件,只能在公司内部用,并且对员工来讲是无感应的,员工在公司内部使用加密文件时无需输入任何密码,无需任何过多的操作步骤,员工在公司内部使用加密文件时与无加密时一样的操作即可,不改变员工的任何操作习惯。
当然如果出现加密后的电子文件带离公司,那么在外面加密后的文件是打不开的或打开是乱码,企业在使用加密文件时,需要外发怎么办?
明加密对加密后的电子文件需要外发,有多少解密方式。常见的解密方式如下:
 
在线审批解密
 
当有员工需要外发文件时,只要将需要解密的文件点右键申请解密,填写相关理由, 则会向审核人(设置好的审批管理员)提出申请并带有此文件附件以备查看;审核人员如果同意则会 向申请端返回一个未加密的文件;反之,则拒绝。

邮件解密
 
1、通过邮件匹配发件人邮件id或收件人邮件id解密,进行邮件外发解密通过验证发件人或验证收件人的方式,系统匹配到会自动解密发送;反之,其打开的文件都为乱码。
2、通过对发送的带加密文件的邮件进行管理员在线审批,当管理员对所发送的邮件审批通过后,此邮件可解密发送出去。
 
手机端审批
 
若审批管理员不在电脑旁边或出差的情况,审批端有 ios 和安卓版本的,可以让管理员通过手机进行解密!

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医药卫生行业电子文档防泄密数据安全解决方案

        行业背景

医药制造业是根据医疗市场需要通过加工制造过程转化为可供人们使用的医疗工业品与消费品的行业,医药制造业包括医药产品的研发、生产和销售环节。在这一系列环节中存储了大量敏感数据。随着市场竞争变得日益激烈,知识产权、经营策略、关键数据等作为核心资产亟需进行加密加强保护。
 
需求分析
面对日趋激烈的竞争环境,如何保护这些核心数据资产在药企经营中的安全,已经成为不少制药企业最为关注的问题。药企要想在经营过程中脱颖而出,可持续性发展,就必须对症下药,找到解决以下问题的有效办法:
·新药品在研发过程中的研发数据如何有效保护?
·内部权限员操作不透明,如何避免违规操作导致核心数据泄露的风险?
·如何避免应用服务器引起的数据泄密?
·如何保障外发文档的安全性?
·如何定位数据安全事件源头?
 
解决方案
为保障医药制造企业的信息安全,安企神从文件安全、部门权限控制、服务器数据管控、外发文档管理等相辅相成的模块构筑信息安全防护体系,进行数据加密,做到核心数据资料防泄漏,从各方面控制泄密隐患,提升整体医药行业信息安全防护水平。
 
1.药品研发过程中的数据安全防护
安企神采用驱动层加密技术,进行文件加密,不改变员工操作习惯、不改变文件格式、不封闭公司网络、不封闭外设端口,内部流通自由正常。加密文件在未授权的情况下脱离企业网络,文件就无法正常访问,形成“对外受阻,对内无碍”局面!有效保障企业的数据安全。
考虑到药品研发部门数据安全重要性高,且与其他部门较少业务关系往来,为防止公司研发配方泄密到其他部门或者公司外,研发部门实行权限控制。做到研发部的数据,只能在本部门内员工之间交互,其他部门人员无权限访问,有效防止药品研发数据被越权访问,造成泄密的行为发生,保障数据安全。
 
2.内部OA、ERP、LIMS等系统敏感数据管控
安企神对企业内部所有的终端数据透明加密后,通过服务器白名单功能实现部门内部正常办公的同时,加密数据保护。
如果要求终端数据上传到企业某些应用服务器(比如:LIMS、OA)是明文,那么可以将这些应用服务器配置添加到白名单队列中,终端上传的数据会被自动解密成明文后保存在服务器上,而上传到其他服务器则还是密文存储;
员工将服务器上明文数据下载到企业内部终端时,数据被自动加密,避免数据泄密,保护数据安全。
 
3.与合作伙伴共同开发的相关药品数据管控
为了解决与合作伙伴之间药品研发数据交互时的泄密之忧,支持外发人员先将文件制作成受控外发文件,对访问电脑、访问人员、访问权限进行控制,而后再通过各种方式外发,从而确保文件的安全。


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