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如何进行文件外发管控

作者:小编 | 日期:2022-04-22 17:26:53

公司上网行为管理,就用安企神软件

企业办公通常需要进行大量文件数据交换,除了内部部门之间的,还会和更多外部合作伙伴进行。比如向供应商提供产品设计图纸、向经销商提供市场营销资料、向甲方提供工程设计方案、向管理机构提交业务数据和报告等等。
在数据文件外发的过程中,企业目前主要会使用到邮件、FTP系统、企业网盘等,甚至还会大量采用人工方式,通过存储介质或者IM工具进行数据传递,在实际应用中存在诸多问题:无法保障数据外发的合规性,加大数据流失泄露的风险,缺乏对已发出数据的有效控制,无法对外发行为进行控制和审计,事实上造成了数据外发的“体外循环”,同时也无法控制数据流向和跟踪结果。在有网络隔离的企业中,缺乏可操作性。
安企神软件可以建立有效的文件外发审批制度,有效管理外发乱象。
1、点击安企神软件上方菜单中的【工具箱】>【审批流程库】>【添加审批模板】选项,新建审批流程模板。

如何进行文件外发管控(图1)

2、点击【+】号,添加审批流程模板。

如何进行文件外发管控(图2)

3、在审批环节中填写环节名并勾选审批人,然后选择审批模式。审批模式分为两种,分别是严格审批模式和简单审批模式,严格审批模式下文件外发需流程中所有审批人审核通过才能外发,简单审批模式下仅需要流程中任一审批人审核通过即可外发。

如何进行文件外发管控(图3)

4、在软件的系统策略模板中,添加新建的审批流程。

如何进行文件外发管控(图4)

部署安企神软件使得文件外发流程合规,保障数据安全的同时,还能对内外部外发文件进行统一管理,提升时效性和可靠性,并且软件私有化部署,高效,安全。


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