文档加密在企业中有哪些作用

2022-02-26

在互联网快速发展的时代中，企业都已实现电脑化自动办公，而且平时工作所用到或生成的文件也都是存储在电脑中的，可以在很大程度上提高员工效率，但也有一个缺点，就是使用电脑存储重要的文件很容易被泄密。随着近几年信息泄露事件的逐渐增多，很多企业都开始注重数据安全和企业资产管理了，如果员工能够在企业内随意拿到或拷贝重要资料的话，企事业单位的数据安全会受到很大威胁。所以使用文档加密就显得十分有必要了，那么文档加密能够在企业中起到什么作用呢?

文档加密在企业中有哪些作用(图1)

现在有很多企业都在用网管家电脑加密软件对员工电脑进行管理，不仅可以记录员工的文件操作行为，还能够对电脑文件进行自动备份和加密管理，可以防止员工对文件私自拷贝、外发或删除等进行管理，是比较方便的。下面我们可以看下文件加密能够为企业带来哪些方面的好处。

1.保护文档安全

能够把电脑文件进行文档加密，而且经过加密后的文件只允许员工在电脑上正常使用不允许私自外发，或者对重要文档单独设置加密，设置加密后的重要文件员工无法打开使用，查看重要文件需要向管理端提交U盘使用申请，只有获取该权限的用户才有资格打开文档。

2.防止数据丢失

文档加密的一大作用是为了防止丢失，因为可能存在员工出差或离职时，将文档有意或无意的删除，造成文档丢失的现象，从而导致公司的业务和形象受到一定影响。如果想要有效避免这类事情的发生,可以把电脑文件自动备份，可以在备份到本地的同时备份到服务器端，这样就保障了企业数据安全管理。

文档加密在企业中有哪些作用(图2)

3.规范员工使用文件

还可以对电脑上的文档操作行为进行记录，以便为后续的安全事件发生有据可查，防止员工工作失误后相互推卸责任，能够有效规范员工的操作行为，不做损害公司的事情。而且开启文档操作记录后，可以对员工打开文件后的一切操作记录进行审计，这样可以在很大程度上保护电脑数据的安全性。

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