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本文简介：本文主要为大家整理了 “公司文件外发管控” 相关的内容，主要有 文件外发管理软件有哪些？推荐一款超实用软件，2025年新收集！， 公司文件外发管控｜企业如何管控员工外发的文件， 等内容，文章部分观点不代表本站观点，如有侵权或其它问题请反馈客服。
1、文件外发管理软件有哪些？推荐一款超实用软件，2025年新收集！
刚发的合同被随意转发、核心图纸拷贝后流出、外发文件踪迹全无，商业机密成为 “公开秘密”。
约束员工文件胡乱外发行为，文件外发管理软件有哪些呢？
今天小编来推荐一款超实用软件，2025年新收集！
一、安企神系统
透明加密：文件外发后被篡改、乱传，非授权者也能打开
采用 AES-256 加密技术，Word、CAD、PDF 等文件保存时自动加密，员工在公司内编辑使用完全无感。
一旦通过邮件、云盘等方式外发，未授权设备打开只会显示乱码，哪怕文件被二次转发、拷贝，没有权限也无法读取内容，从根源杜绝外发文件失控泄露。
禁止程序外发：员工用微信、QQ、网盘等私自传敏感文件
管理员可封禁浏览器、微信、企业微信、网盘等常用外发程序，还能自定义添加需禁止的软件。
无论是想通过聊天窗口传合同，还是用网盘分享工艺图纸，系统都会直接拦截并提示操作受限，彻底堵住程序外发的漏洞，避免员工 “手滑” 泄密。
文件外发包：给合作方发文件，担心被无限转发、打印留存
给外部伙伴发文件时，可直接打包设置打开权限：限定仅 3 天内有效、最多打开 5 次，还能绑定对方设备。
同时能勾选禁止打印、禁止截屏、禁止复制内容，甚至添加专属水印。
就算合作方想转发给第三方，要么超过次数打不开，要么有水印能追溯源头。
文件外发审计：文件被谁上传、发送、拷贝，出问题查不到责任人
员工所有文件操作都实时记录：谁上传了客户资料、什么时候发了投标方案、用什么方式拷贝了财务报表，时间、操作人、文件信息一目了然。
系统自动生成审计日志，一旦出现泄露问题，能快速回溯整个流程，精准锁定责任人，还能满足企业合规要求。
禁止 U 盘拷贝：私插 U 盘偷拷核心文件，数据随设备流失
支持 U 盘权限分级管控，可直接禁用所有未经注册的私人 U 盘，只允许公司认证的加密 U 盘使用。
就算插了授权 U 盘，也能设置为 “只读” 模式，只能从 U 盘读文件，不能往 U 盘写数据。
还能屏蔽拖拽操作，想把加密文件拖进 U 盘根本无法实现，彻底切断 U 盘拷贝的泄密途径。
以上就是本期的所有内容了，有你不明白的吗？
今天的分享就到此结束咯，期待下期见~
责编：小雨
2、公司文件外发管控｜企业如何管控员工外发的文件
案例：
某市教育体育局办公室干部小黄，
为尽快开展工作，
将该市印发的一份秘密级文件拍照并发到校长联络群，
部分群成员进而转发到本校微信工作群，
造成文件在40多个微信群中传播。
企业管控员工外发的文件是确保信息安全、防止敏感数据泄露的重要措施。
以下是9个实用的秘籍，帮助企业有效管控员工外发的文件：
技术支持：安企神软件。
1. 文件分类与等级制度
- 实施策略：根据文件的重要性和敏感性，将文件分为机密、秘密、内部使用等不同等级。
- 效果：对不同等级的文件采取不同的管控措施，确保敏感信息得到特别保护。
2. 明确外发政策与规定
- 实施策略：制定详细的文件外发政策，明确员工在何种情况下可以外发文件、如何外发以及外发后需承担的责任。
- 效果：规范员工行为，减少随意外发文件的情况。
3. 签订保密协议
- 实施策略：要求员工签订保密协议，明确在文件外发方面的责任和义务。
- 效果：增强员工的安全意识和风险意识，确保文件不被非法外泄。
4. 文件加密技术
- 实施策略：使用专业的加密软件对敏感文件进行加密处理，确保文件在传输和存储过程中的安全性。
- 效果：防止文件被非法获取和泄露，即使文件被截获也无法被未经授权的人员解密。
5. 文件管理系统
- 实施策略：部署企业级文件管理系统，对员工的文件访问权限进行精细化管理。
- 效果：根据员工的职责和岗位需求，设置不同的文件访问、编辑、复制、外发等权限，确保敏感信息只能被授权人员访问。
6. 数据泄露防护（DLP）技术
- 实施策略：部署DLP系统，实时监控和分析企业网络中的数据流动，识别并阻止敏感数据的非法外发。
- 效果：及时发现并阻止员工通过电子邮件、即时通讯工具、网盘等方式外发敏感文件。
7. 终端安全管理软件
- 实施策略：安装终端安全管理软件，实时监控员工终端设备的操作行为，包括文件的外发。
- 效果：通过设定规则，自动阻止不符合规定的文件外发行为，并向管理员发送警报。
8. 文件外发审批流程
- 实施策略：设置文件外发审批流程，任何文件在离开企业网络前都需要经过严格的审批程序。
- 效果：确保文件外发的合规性和安全性，防止未经授权的文件外发。
9. 信息安全培训与保密意识教育
- 实施策略：定期开展信息安全培训和保密意识教育，提高员工对信息安全的认识和重视程度。
- 效果：让员工了解文件外发不当可能带来的风险和后果，自觉遵守企业数据保护规定。
综上所述，企业管控员工外发的文件需要从多个方面综合施策，形成一套完整的管理体系。
通过实施这些秘籍，企业可以更有效地保护敏感信息，防止数据泄露，确保信息安全。