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私自更换计算机
【案例】
2009年2月，
某涉密单位研究所所长张某，
私自更换办公室涉密计算机，将原涉密计算机硬盘安装在新计算机上，
并在无任何技术防护措施的新计算机和连接互联网的计算机之间交叉使用移动存储介质，
导致大量涉密文件泄露。
企业文档的安全外发已成为信息安全领域的重要议题。
为了确保敏感信息在传输过程中的安全性，
密文外发控制系统应运而生。
本文将详细介绍密文外发控制系统的概念及其如何通过系统实现文档的安全外发管理。
密文外发控制系统是一种专门用于管理和控制企业文档外发行为的软件工具。它采用先进的加密技术，将文档转换成不可读的形式，确保文档在传输和存储过程中的安全性。同时，该系统还具备强大的权限管理、行为审计和敏感信息报警等功能，全方位保障文档的安全外发。
1.文件加密
密文外发控制系统的核心在于文件加密。
系统采用高强度的加密算法（如AES-256位）对文件进行加密处理，确保文件在离开企业网络后仍然受到保护。
透明加密模式使得用户在正常使用文件时无需特别注意，系统会在文件被创建或保存时自动进行加密。
2.权限管理
系统支持对文件和文件夹进行详细的权限设置，实现细粒度的权限控制。
通过设置外发文件的访问权限，如只读、编辑、打印等，确保接收方只能按照授权进行文件的访问和操作。
此外，系统还支持远程授权与回收功能，制作方可以随时对外发文件远程二次授权或回收权限。
3.行为审计
密文外发控制系统具备强大的行为审计功能。
系统能够记录每次文件外发的操作信息，包括外发时间、接收方、文件内容等，便于管理人员进行审计和追溯。
同时，系统还能实时监测用户的行为模式，一旦发现异常行为，如频繁下载文件、大量复制文件等，将立即发出告警。
4.敏感信息报警
系统具备敏感信息报警功能，可以在文件包含敏感词汇或数据时发出警报。
通过设置敏感关键字列表，当文件包含这些关键字时，系统将自动触发警告或拦截操作。
这一功能有助于及时发现并阻止潜在的信息泄露事件。
5.外发审批流程
为了确保文件外发的合规性和安全性，系统支持设置外发审批流程。
任何文件在离开企业网络前都需要经过严格的审批程序，确保文件在正式发送前经过审核。
这一流程有助于减少因个人失误或故意行为导致的泄密事件。
6.U盘拷贝控制
系统还具备U盘拷贝控制功能，限制了文件通过USB设备被复制出去的可能性。
通过完全禁用USB端口或只允许特定类型的USB设备接入，以及监控USB设备上的文件拷贝行为，系统能够有效防止敏感信息通过U盘泄露。
除了依赖密文外发控制系统的技术支持外，企业还应制定完善的外发文件管理办法，以确保文档安全外发的长效性。
以下是一些建议：
综上所述，密文外发控制系统是保障文档安全外发的重要工具。
通过采用先进的加密技术、细致的权限管理、强大的行为审计和敏感信息报警等功能，系统能够全方位保障文档在传输过程中的安全性。
同时，结合完善的外发文件管理办法和员工的积极参与，企业能够更有效地降低信息泄露的风险，确保敏感信息的安全传递。
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