电子文档管理系统的作用

2023-03-04

电子文档管理系统（Electronic Document Management System，EDMS）是一种技术，用于把公司的文档（如合同，财务报表，合同等）保存在计算机中，为公司的管理工作提供便利。电子文档管理系统的出现，可以有效的管理，控制和更新企业的文档信息，从而使企业的文档更有组织性、规范性和权威性，以及安全性。

EDMS能提供企业有效的架构和管理文档的方法，可以帮助企业高效的管理文件。它可以实现企业组织内部的文档的集中整理，使得不同的文件类型具有一致的系统的管理，以便更快的检索，缩短检索文件的时间。它还能够将企业的所有文档进行索引，以便充分利用空间，有效的管理文档的保存，有效的控制文档的权限等等。

此外，EDMS还可以提高企业的工作效率。与传统的文件管理方法相比，EDMS能够使用户在更短的时间内完成文件的检索，查找和编辑，从而节省了企业的大量时间和精力，提高了企业的工作效率。而且，EDMS会自动跟踪文档的修改情况和状态，大大提高了文档管理的安全性和控制能力，减少人工干预，大大降低了重复性工作的成本。

最后，EDMS还具有信息的一致性和流转的便利性，能够明确确定文档的编辑者和访问者，以及文档的修改情况，有效的实现文件的流转。它还能帮助工作人员编辑文档的内容，完善文档的格式，以及快速的传输文件，从而提高企业的信息传输能力，节省传输文件的成本。

总之，EDMS能有效的管理企业的文档信息；可以帮助工作人员更加高效、快捷的查找和更新文档；能够让企业的文档更有组织性、规范性和权威性，以及安全性；提高企业的信息传输能力，节省传输文件的成本。电子文档管理系统的出现，无疑为企业管理提供了一个便捷高效的新型方式。