企业个人文档管理的现状分析

企业文档管理的现状分析

2022-01-23 石家庄安企神电子科技有限公司

    个人移动办公和企业办公自动化的迅速发展，文档管理工作出现新的变化和考验。

一：文档管理从纸质管理向数字化管理转变

    总所周知过去的文档管理，个人文档：每人办公桌上一个个大大的文件夹，放着所有与工作相关的文件。公司文档：需要专门的档案室来保管企业的内部文档，在空间超大的办公室放上书架，档案室人员对文档资料进行编号整理，调阅时根据编号查找。这种方式带来文档容易损坏、丢失、查找不方便、随意翻看不易管理等诸多问题。

与传统文档相比，电子文档具有方面查找、修改、权限控制、分享借阅等特点。

二、海量数据的检索与权限管理。

     当海量的文档零散的存在员工的电脑硬盘或者公司的服务器上的时候，带来了数据安全和完整性的考验。文档数据的随意拷贝，文档修改次数过多，随着时间的推移无法确定最终版本，并且在海量文档里搜索效率很低，不能对文档内容做查询。

公司服务器上的文档无法细分使用权限，很难实现能上传，不能下载，不能修改编辑等权限控制，这些都给文档的可控性管理带来了难题。

三：文档使用的安全问题

　　电子文档通过网络在传输过程中随时存在被感染的风险，文档在计算机中生成处理，所以电子文档受到网络和计算机的双重威胁。在一方面遭受网络黑客、木马、恶意插件侵犯，一旦中了勒索者病毒，所有加密文档都无法正常使用了；另一方面文档在储存的时候我们习惯用优盘进行拷贝，电子邮件互发，谁又能保证这些操作是安全的，文档没有数据备份，一旦发生不测数据将一无所有。

四：文档容易造成商业机密的泄露

　　传统的文档管理员可以对借阅文档资料的员工进行权限设置，销售部的员工不可能借阅到生产技术的流程图和核心技术的文档，并且不同部门的文档都分开保管。当代企业网络的开放性，公司利用共享服务器的方式共享企业内部文档，人人都能看到内部资料，这无疑是很危险的。难怪现在法庭上关于商业机密泄露的案件越来越多。

五：文档的版本信息和维护变得异常艰难

　　传统的文档以纸质形式的存在，上面落款均有编辑者姓名，印章和字迹，核查工具虽然较为繁琐，但是文档资料真实可靠。电子文档信息内容和承载体可以分离，被增删、修改后可不留痕迹，可以在不同的计算机和载体之间传递和复制，在不同时期会产生各个历史版本。员工甲把资料传给员工乙后，删除了此文档，员工乙无意中不小心也删除了文档，那这篇文档就需要重新编辑，大大的浪费人力资源。恶意删除文档的现象也不是不存在。

      今天，所有的挑战安企神都能帮您解决.集文件安全储存、文档加密、多版本管理、全文检索、自动备份、在线预览、用户权限管理与一体，防泄密、防拷贝、防打印，实现企业内部文档有序安全共享，协同编辑，帮助个人和企业真正实现高效轻松的管理文档。

文件实时同步备份和多端同步

      帮助用户无感知的实现PC端与云端文件的实时同步，本地文件保存后自动同步至云端，云端文件修改也实时同步到本地，多人可以在不同地点、使用不同设备共同访问同一份文件的最新版本。

全文检索和在线编辑、浏览

      即使只记得文件内容中的某些关键词，也可以通过全文搜索在海量文件中快速定位目标文件。支持包括Office、CAD、PSD、AI、Project等100多种专业格式急速预览。

文件共享和权限管控

      企业内部按照组织架构建立各部门的共享文件夹，也可按项目需求与客户、合作方等外部协作者建立共享空间，并且可以对不同成员进行权限设置，保证文件安全前提下实现各种协作需求。

合作伙伴：亿方云、德雅、群晖、owncloud

终端文档数据防护指南

企业数据安全防泄密解决方案

企业防泄密软件哪款好用？公司防泄密软件推荐使用

企业防泄密软件哪款好用？公司防泄密软件推荐使用

99% 的企业每年都有员工离职：员工离职带走核心图纸导致严重泄密...

85% 的安全威胁来自企业内部：公司重要文档图纸泄露造成严重损失...

80% 的企业每年都发生泄密事件：重要文档数据随意扩散造成诸多麻烦...

没有保护的数据资产，会被有意无意的任意流传扩散，价值也就无从谈起，因此，无论在内部办公还是对外交流过程中，文档的自身安全应该受到重视。如何保护重要文件不被泄密，用哪款防泄密软件？

公司防泄密软件推荐使用

为了保障企业的数据安全，选择一款高效、稳定的企业防泄密软件显得尤为重要。在众多防泄密软件中，安企神软件以其卓越的性能和全面的功能，成为了众多企业的首选。

安企神文件加密软件对用户而言是透明、无感知的。文件的保存加密、打开解密完全由后台驱动内核自动完成，整个过程无需人工干涉，也不影响员工原来的操作习惯和工作习惯，员工们甚至感觉不到加密软件的存在。

文件未经审批通过U盘拷贝、QQ、微信、电子邮件或其它任何方式流传出去，文件将自动损毁而无法打开。如果文件需要发给客户或公司外面的人，则需要经过管理人员的批准解密。

软件功能介绍

安企神软件采用了先进的加密技术，可以对企业数据进行高效的加密保护。无论是存储在本地电脑上的文件，还是通过网络传输的数据，安企神软件都能提供强大的加密支持，确保数据在传输和存储过程中的安全性。

软件还能审计和追踪文件的访问、修改和删除等操作，为管理员提供全面的数据安全保障。支持外发文件控制，有效防止敏感数据被非法复制和传播。详细功能如下：

1、加密数据

能够对单个文件或文件夹进行加密，确保只有经过授权的用户才能访问。

对敏感数据进行加密是一种常见的防泄密措施。通过加密，即使数据被窃取或丢失，也无法被未授权人员轻易解密和使用。

2、控制访问权限

可以控制员工在电脑上进行的操作，如禁止复制、删除、修改等。

限制对敏感数据的访问权限是另一种有效的防泄密措施。只有经过授权的人员才能访问敏感数据，从而减少数据泄漏的风险。

3、审计和监控

通过审计和监控工具，企业可以跟踪和记录对敏感数据的访问和使用情况，及时发现异常行为并进行处理。

4、数据备份和恢复

定期备份敏感数据并制定有效的恢复计划，可以确保在数据丢失或损坏时能够及时恢复，降低数据泄漏对企业的影响。

5、U盘外设管理

能够限制U盘等外部设备的接入，规范员工对外部设备的使用。

6、操作管控

可以记录员工的电脑操作行为，包括文件操作、应用程序使用等。

7、日志审计

能够对员工的电脑使用情况进行全面监控和记录，便于后期审查。

8、敏感内容识别

具备智能的敏感内容识别功能，能够自动检测和过滤敏感信息。

9、资产和运维管理

能够统一管理公司的电脑设备，进行资产管理、远程控制等操作。

软件优势

安企神数据防泄密软件是一款高效、稳定且功能全面的数据保护工具，其优势主要体现在以下几个方面：

1、全方位的数据保护： 具备强大的数据加密功能，能够对企业内部的各种数据类型进行全方位的保护。

2、灵活的权限控制： 软件支持根据员工的职务和权限设置不同的文件访问权限，确保每个员工只能获得必要的信息。

3、丰富的审计功能： 软件能够记录所有文件的访问历史，包括文件的打开、修改、删除等操作，以便企业进行监控和追溯。

4、易用性和灵活性： 软件支持移动设备的使用，员工可以在手机或平板电脑上随时随地查看和编辑文件，提高工作效率。

5、高效稳定的性能： 采用高效的数据处理技术和算法，确保系统运行流畅且不影响业务正常运行。

四、总结

综上所述，安企神数据防泄密软件以其全方位的数据保护、灵活的权限控制、丰富的审计功能、易用性和灵活性以及高效稳定的性能等优势，成为了企业保护数据安全的重要工具。如果您正在寻找一款可靠的防泄密软件来保护企业的数据安全，那么安企神软件将是您的理想选择。

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