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本文简介：本文主要为大家整理了 “文件外发控制限制打开次数和时间” 相关的内容，主要有 如何管理外发的文件？试试这款外发管理软件，全方位管理文件外发！， 存储设备外发记录， 怎么防止文件外发泄密？， 如何管控企业文件外发权限？全面保障企业数据核心资产！， 防止电脑文件外发泄密的方法， 等内容，文章部分观点不代表本站观点，如有侵权或其它问题请反馈客服。
1、如何管理外发的文件？试试这款外发管理软件，全方位管理文件外发！
“凡事预则立，不预则废。” 出自《礼记》的这句古语，道破了事前管理的重要性。
在企业数字化运营中，文件外发作为数据流转的关键环节，一旦缺乏有效管理，轻则导致信息误传、效率低下，重则引发核心技术泄露、客户信息外流等风险。
文件外发管理软件如同企业数据的“智能守门人”，通过技术手段实现外发文件的全链路管控。其中，安企神软件以其“加密+管控+审计”的立体防护体系，成为众多企业的首选方案。
1. 文档透明加密：让外发文件“自带枷锁”
无感知加密：自动对Word、Excel、CAD、PDF等文件进行AES-256加密，员工在企业内部编辑、打印正常使用，但文件一旦通过U盘、邮件等外发，立即显示乱码或无法打开。
分级权限管理：按文件密级（绝密/机密/秘密）设置外发权限，防止外发文件被无限转发。
2. 外发行为管控：堵住“拷贝式泄露”漏洞
U盘与外设管控：
禁用未经认证的U盘、移动硬盘，防止员工通过物理设备拷贝文件；
禁止拖拽与复制：从系统底层屏蔽文件右键“复制”“另存为”功能，同时禁用Ctrl+C/Ctrl+V快捷键，甚至禁止通过截图工具（如QQ截图）截取敏感内容，某律所通过此功能将案件文档截图外传的风险降为零。
3. 外发渠道控制：只开“安全通道”
文件外发包：外发文件时生成独立加密包，接收方需输入管理员授权码才能打开，且支持限制截屏、打印功能。例如，销售外发客户报价单时，加密包会自动添加“XX公司机密文件，严禁转发”水印，一旦被截屏，可通过水印追溯到责任人。
禁止特定程序外发：企业可设置“外发白名单”，仅允许通过加密OA系统、企业邮箱等安全渠道传输文件，禁止微信、QQ、私人邮箱等非授权程序外发。某电商平台实施后，客户信息通过聊天工具外流的事件减少85%。
4. 敏感文件预警与审计：让外发行为“有据可依”
敏感文件报警：预设“客户名单”“报价单”“源代码”等关键词，一旦检测到员工外发包含此类关键词的文件，立即通过弹窗、邮件向管理员报警。
外发全链路审计：记录外发文件的“五维信息”——时间、用户、文件名称、接收方、外发渠道，支持按关键词检索。某药企发现研发数据被非法共享后，通过审计日志追溯到员工多次违规外发至私人云盘，为后续追责提供了关键证据。
文件外发管理的核心不是“禁止外发”，而是“可控外发”。
安企神软件通过技术手段解决了“怎么防”的问题——从底层加密到渠道管控，从实时报警到操作审计，为文件外发穿上“数字铠甲”；
而企业需通过制度建设解决“怎么管”的问题——明确流程、分级授权、提升意识，让技术与管理形成合力。
编辑：小月
2、存储设备外发记录
存储设备外发记录
某大型科技公司，因业务需要，需要将一批敏感的客户数据通过存储设备（如移动硬盘）传递给合作伙伴。在数据传输过程中，存储设备意外丢失，导致大量客户数据泄露，给公司带来了巨大的经济损失和声誉损害。
为了防范类似事件再次发生，该公司决定加强存储设备外发管理。
一、存储设备外发记录的重要性
存储设备一般指硬盘、U盘、光盘等，它的重要性体现在以下几个方面：
1、追溯性 ：通过外发记录，可以追溯存储设备的流向，确保设备在传输过程中不被滥用或丢失。
2、安全性 ：对存储设备的外发进行严格管理，可以有效减少数据泄露的风险，保障公司数据的安全。
3、规范性 ：建立外发记录制度，可以使存储设备的管理更加规范、有序，提高工作效率。
二、如何建立存储设备外发记录
使用安企神软件来对存储设备进行管理。
具体操作有以下几项：
1、打开USB文件操作审计功能
2、对USB文件操作进行记录
3、打开文件操作记录审计功能
4、打开文件备份功能
三、如何加强存储设备外发管理
1、限制设备使用范围： 明确存储设备的使用范围，防止设备被滥用或丢失。
如安企神软件可以对U盘的使用进行控制：
2、加强员工培训： 提高员工对存储设备外发管理的认识和重视程度，增强安全意识。
3、建立奖惩机制： 对违反存储设备外发管理制度的行为进行惩罚，对表现优秀的员工进行奖励。
3、怎么防止文件外发泄密？
设置文档使用有效期，过去作废的方法。
在实际工作中，我们需要把公司一些敏感的涉密文件，比如Word，XLS表格，PDF、图纸文件等需要发给公司外部人员使用，我们还不希望对方永久保存此类文件，只想让对方只能使用一段实际，这样我们可以对上述文件设置一个时效性的限制，比如限制打开文件的次数，限制使用文件的时间段，在文件使用过程中，一旦达到我们设置的期限之后，就无法正常打开了，从而保护公司重要文件不被泄密。
安企神文件外发设置方法如下：
第一步，鼠标右键点击加密文件，外发处理->文件外发，会弹出以下界面。
第二步，可以添加密码、限定打开时间、限定打开次数、是否允许打印外发文件，然后勾选压缩外发文件。 注：尽量选择用压缩外发文件，因为这样的话文件会被打包成一个压缩包，比较方便保存和发送！
第三步，保存路径选择一下，点击制作即可，提示以下信息就制作完毕了。
设置完毕之后，想打开文件必须在我们的安全桌面环境下进行打开，而且还需要满足咱们设置的正确的密码、设置的打开次数及打开时间范围之内才可以正常打开。在安全桌面模式也是不能截图的，这样的话就使咱们外发的文件也在受控范围之内，从而保护公司重要文件不被泄密。
4、如何管控企业文件外发权限？全面保障企业数据核心资产！
在数字化时代，数据安全“重于泰山”，尤其是当前的企业运营与互联网息息相关，越来越多的电子文档替代纸质文档的形式存储、发送，电子文档的交流体现在企业各个应用环节，而由于电子文档的特殊性，传输渠道繁多，如果这些核心资产在对外业务往来中发生泄漏，无疑给企业造成巨大的损失。
因此，建立完善且全面的数据安全防护体系至关重要！
分析各类型泄密途径
· 员工可随意导出业务系统中的资料数据，导致客户信息泄露或被非法贩卖。
· 业务系统使用者，可以通过截图、邮箱外发等方式将数据带走。
· 发给第三方单位的最终效果图没有任何限制，容易遭到对方盗用设计效果图。
· 由于终端电脑上无外接设备准入管控，任何U盘可直接拷贝带走重要文档。
· 外出或在家办公时，脱离企业内网环境下的文档安全无法管控。
安企神科技加密软件充分考虑外发文档的易扩散特性，提供专业可靠的数据安全解决方案。
1. 智能传输加密 保障文件安全性
智能识别敏感内容文件，自动审核和过滤，当员工编辑的文件中包含敏感信息时才进行加密。智能化判断，提高办公效率。同时，通过设置外发文档的身份认证、访问权限来防止外发文件的窃取和滥用。
2. 完整的行为记录 管控文件的流向
完整记录用户行为，包括文件操作记录、程序使用日志、USB外发日志和上传下载日志，支持日志检索和审计追溯。当出现泄密事件时，可通过审批日志以及屏幕追踪，定位事件责任人。
3. 规范化管理 提高外发效率
当加密文件外发给第三方人员时，需要通过上级审批，才能将加密文件进行解密外发。系统支持自定义审批流程，进行申请离线、申请解密、申请打印外发、申请直接外发等。审批方式多样化，审批员可以在客户端、WEB端以及手机端进行审批，也可以通过验证码进行审批，大大提高了办公效率。
4.创建安全内网 网络办公环境
对外出或在家办公的员工，通过管理人员给予其有限的离线授权，允许外出继续使用加密文档，文档仍能保持加密状态，不影响正常办公。同时，终端电脑生成的文件都将自动加密，防止数据外泄，重新联网后，系统会将自动上传到审计日志，记录用户离线期间的操作行为。
5、防止电脑文件外发泄密的方法
现在很多企业核心的图纸和文档数据，都存储在员工各自的电脑上，没有安全的管理方法，使其在文档的流转交流中，经常需要把公司的产品研发图纸二维图或者三维图，发给公司外部的供应商来看图加工，长此以往造成企业产品图纸外泄严重，没有秘密可言。针对此种情况，可以通过以下几种方式，来防止企业核心图纸数据的泄密。保护企业重要知识产权，争强企业竞争力。
1、对于只需看图的供应商，严禁发送DWG或者三维模型图纸，防止供应商对图纸留存加工修改。仅发送二维、三维转换后的PDF文件。
2、对于外发的的PDF图纸文件，需要有规范的回收制度，比如，定期回收或者通过EDM系统发布图纸给供应商，并设置自动回收时间。
3、企业产品研发图纸文件，设置自动加密，加密后的图纸外发时，设置外发使用策略，限制供应商打开图纸的天数和次数，超过设置的参数，图纸文档自动销毁。
通过限制发送图纸的类型，限制外发文件的打开次数和天数，使用线上发布及时回收等功能，能有效的解决企业图纸文档外发泄密的问题。具体解决方案可以联系安企神客服进一步了解。