文件操作审计知识汇总：企业如何进行文档操作审计

2024-10-31

企业文档的安全管理已成为一项至关重要的任务。

文档操作审计作为确保文档安全的重要手段，

能够帮助企业及时发现和排查安全隐患，有效防止数据泄露。

文件操作审计知识汇总：企业如何进行文档操作审计(图1)

以下是7个实用的方法，助力企业高效进行文档操作审计，杜绝泄密风险。

1. 完整记录文档操作行为

企业应采用专业的文档操作审计系统，完整记录文档的创建、访问、复制、修改、删除等操作行为。

文件操作审计知识汇总：企业如何进行文档操作审计(图2)

这些记录应涵盖存储于服务器、硬盘、光盘、移动盘、网络盘等各种位置的文档。

管理员可通过这些日志记录，直接查看用户的文档操作行为，

一旦发现泄密事件，可迅速溯源泄密的全过程，增强文档管理的安全性。

2. 桌面水印技术

为员工电脑设置桌面水印是一项有效的防泄密措施。

当员工通过拍照、截屏等方式外泄文件时，

借助水印信息，企业可快速精准追踪到涉及的人员、时间等信息，

为泄密事件的查处提供有力依据。

文件操作审计知识汇总：企业如何进行文档操作审计(图3)

3. 移动设备管控

系统应能对移动设备进行管控，并记录通过移动设备拷贝文档的行为。

管理员通过查看这些日志记录，

可快速定位用户的文件拷贝行为，及时发现可能存在的安全风险，防止数据泄露。

4. 实时屏幕录像

除了文字日志记录外，系统还应支持实时查看并开启屏幕录像功能。

文件操作审计知识汇总：企业如何进行文档操作审计(图4)

这一功能便于企业管理者查看终端用户某一时段的操作，

为违规操作行为的追溯提供依据，同时也有助于提高员工的合规意识。

5. 访问控制策略

实施严格的访问控制策略是防止文件泄密的第一道防线。

企业应设定合理的访问权限，确保只有授权人员才能访问敏感文件。

这包括实施多因素认证（如密码+指纹/面部识别）以及根据员工职责和需要设置不同级别的访问权限。

文件操作审计知识汇总：企业如何进行文档操作审计(图5)

同时，定期审查权限，及时删除离职员工的访问权限，也是防止潜在风险的重要措施。

文件操作审计知识汇总：企业如何进行文档操作审计(图6)

6. 文件加密技术

采用强加密算法对敏感文件进行加密处理，是保护数据安全的基石。

无论是电子文件还是纸质文件，都应采取相应的加密措施。

对于电子文件，可使用专业的加密软件（如：安企神软件），

确保数据在创建、编辑、传输、分享等各个环节都保持高度安全。

文件操作审计知识汇总：企业如何进行文档操作审计(图7)

对于纸质文件，则可采用专用信封或密封袋等方式进行物理加密。

文件操作审计知识汇总：企业如何进行文档操作审计(图8)

7. 数据丢失防护策略

制定并执行数据丢失防护策略，旨在防止敏感数据在未经授权的情况下被传输、复制或粘贴。

企业应利用专业的防泄密软件，实时审计网络流量和文件传输活动，识别并阻止敏感数据的非法传输。

同时，通过敏感内容识别技术，智能分析文档内容，对可能包含敏感信息的文件进行特殊处理，有效防止数据泄露。

以安企神软件为例：

敏感文件识别：支持自定义关键词或文件类型，快速搜索和识别敏感文件。
数据报告：定期生成数据报告，展示敏感文件的操作情况和潜在风险。

文件操作审计知识汇总：企业如何进行文档操作审计(图9)

结语

通过上述7个方法，企业可构建起一套完善的文档操作审计体系，从源头上堵住文档泄露的途径。

这不仅有助于提升企业的文档安全管理水平，还能有效保障企业的信息安全和长期稳定发展

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