安企神电脑监控软件 在线试用
扫码咨询客服
安企神电脑监控软件、局域网监控软件
首页
功能介绍
产品简介
下载中心
帮助中心
客户列表
关于安企神

文件防泄密系统如何保障企业文档的安全性?

更新时间:2022-12-26 16:12:28


本文简介:企业文件管理难点 1. 重要资料没有安全保障企业管理中员工离职、换岗等人员流动现象十分常见,与公司有关的重要文件经常出现被复制、删除、外泄的情况,据数据显示,85%的职员可轻松下载这些具有"竞争力"的资料和信息,78%的资料外泄来源于企业内部。员工离职后将公司商业机密文件拷贝带走,再高价卖出给竞争对手,严重情况可能会给企业造成高达上千万元的直接损失,间接损失更是不可计量。2.

文件防泄密系统如何保障企业文档的安全性?

企业文件管理难点  


1. 重要资料没有安全保障


企业管理中员工离职、换岗等人员流动现象十分常见,与公司有关的重要文件经常出现被复制、删除、外泄的情况,据数据显示,85%的职员可轻松下载这些具有"竞争力"的资料和信息,78%的资料外泄来源于企业内部。


员工离职后将公司商业机密文件拷贝带走,再高价卖出给竞争对手,严重情况可能会给企业造成高达上千万元的直接损失,间接损失更是不可计量。


2. 文件外发没有安全保障


各种类型的电子文档的使用、存储和传输都已深入工作的方方面面。虽然电子文档使用起来方便且不占据办公空间,但在流通过程中随时存在被病毒感染、破坏以及内容泄露等风险。


文档在储存的时候我们习惯用U盘进行拷贝,邮件互发,很难保证这些操作的安全性,所以文档信息的生存环境可以说是险象环生。


3. 历史操作无法记录与查看


企业工作离不开文档,成百上千个员工每时每刻都在对文档进行操作,每个员工对哪些文档做过哪些操作根本无法记录,工作失误后责任相互推诿的现象严重;


公司的机密文件遭到恶意篡改,但是查询不到是谁做的,员工之间互相猜忌推卸责任,影响公司内部团结,有时重要内容被误删除,无法恢复至之前版本,造成重要信息的丢失,重新起草还要浪费人力与时间成本,给公司带来巨大的经济损失。


如何保障企业文档的安全性?


安企神文件防泄密软件以先进的技术架构和创新的设计理念,帮助企业保护数据安全,打造自主可控企业信息安全安全平台,为企业提供简单安全的文件防泄密系统,有效管理企业文档安全性。


1.控制文档的使用权限     


文档一旦使用加密软件,就意味着有了相应的安全保障,所以即使无意中落入竞争对手手中,也不用担心,因为文档的内容已设置权限,只有授权用户才能看到其对应的内容。


2. 防止各种原因造成的数据泄露或丢失


相对隔离电脑、断网、取消USB接口这些措施来说,用加密软件可以最大限度降低对人员工作的影响,提高工作效率;加密文件在单位内部正常交互,一旦非授权脱离单位网络,文件显示乱码或无法打开,保障数据信息安全。


3.识别和保护机密信息


对于一个企业来说,计算机内部的任何机密数据和文件都是非常重要的。使用专业的加密软件对文档进行加密,不仅可以有效识别加密/普通文档,还可以有效保护加密文档的信息。


4. 规范并记录员工的操作行为


经过加密软件的文件,在指定环境内可以正常使用,未获得允许脱离环境,呈现乱码。墨门云文件防泄密系统安装后不改变操作者的使用习惯的同时对数据文件进行加密,严格管控数据文件的使用,防止员工随意拷贝、外发数据文件等等多项操作。每一次操作都会记录在日志中,发生意外事故及时溯源,从行为源头保证文档安全。


5.文件外发与管控


相关人员出差时,避免电脑丢失造成数据泄漏。不管是通过即时通讯工具(WhatApp)、网盘、u盘传送出去的文件,都可以在日志中查询到文件名、发送时间和发送方式,精准了解文件动向。


6. 自定义解密权限


根据管理者职位,设置相应的自定义解密权限,拥有权限的客户端,可以对加密的文件进行解密;文件解密后可以正常外发,也能正常查看文件内容。同时在后台也能详细记录文件的解密日志,解密客户端、解密时间、文件数量等。


立即下载试用

企业文档安全管理系统的加密方式

 

在如今的商业环境中,我们对办公软件的期待决不仅仅是收发电子邮件的能力、排版文档、制作工作表以及创建幻灯片这么简单。我们还需要有办法保护这些文件不受非授权人的访问,感染恶意代码,以及防止我们的文件被共享的对象将其滥用。是否拥有一款好的文档管理系统无疑是企业重点考虑的问题,在决定选用哪种文档管理系统来保护文档安全时,要重点考虑加密的方式及技术,以前某款的文档管理系统为例:

    一般来说文档管理系统的加密方式分为三大类:自动加解密、手动加解密,以及手自一体加解密。

  1.动态硬盘扫描自动加密

  传统加密方式必须由管理员来进行操作,尽管可以采用批量加密的方式,但是工作量依然很大。一款好的安全管理系统,应该对内部网络中或终端计算机中已有的所有文档不需要任何手动加密操作,能够进行动态硬盘扫描自动加密,直接将已有的未加密的文档自动转为加密文档,从而使企业信息数据轻松进入安全平台系统,由不受控状态,自动进入受控状态。

  2.自动加密新建文档

  如何有效防止文档作者本人有意无意泄密,一直是文档安全产品的一大难题。与传统的文档安全产品不同的是,前沿文档安全管理系统支持文档新建强制加密。在任何安装了前沿文档安全管理系统客户端,并且通过管理员审批的计算机上,用户创建的新建文档都会被强制自动加密,且加密过程完全透明,客户端用户丝毫感觉不到文档已经变为加密状态。例如,当一位用户新建了一个WORD明文文档,并且打开进行编辑,此时这份新建文档已经成为了加密文档。加密文档无法被非法,或合法非权限使用者进行操作,从而真正做到从文档生命周期开始,全程保护公司数据信息。

  3.手动加密文档

  对于更注重成果保护的企业来说,不需要系统强制加密所有的文件,而是希望给用户更大的自主选择权限,有选择性的加密重要的文件。前沿文档安全管理系统,为这类用户需求提供了手动加密功能,用户可以使用客户端手动加密选择需要加密的文件,并对这些加密文件进行权限和策略的管理。同时,用户计算机上的明文文件的使用也不受影响。

  4.手自一体加密文档

  手自一体加密方式将完全动态自动加密技术和灵活自主的手动加密技术相互结合。在系统中安装统一的客户端,只需要经过简单加密方式的定义,就可以让一部分客户端使用自动加密方式,而其他客户端将使用手动加密功能,同时与高度细化的授权管理机制相结合,实现电子文档的全生命周期安全管理。适合于组织机构复杂、管理灵活的高科技企业和设计研究单位。

本文为 文件防泄密系统 收集整理,文章部分观点不代表本站观点,如有侵权或其它问题请反馈客服。https://www.wgj7.com/cjwt/16713.html