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图文档系统上线后引导全员使用指南

更新时间:2023-03-06 17:24:07


本文简介:在图文档系统上线后,往往达不到当初的目标预期,常见的原因与引导方法如下:1、系统使用不熟练或不会使用虽然有操作培训,因各种原因,每个人的接受方式和习惯不同,还是有部分人员不会操作系统,可以在系统内置顶发布公告,或通过其他方式让员工知道如何快速查找培训资料。2、员工不愿意上传图纸、文档等数据到系统。因各种原因,不愿意把文档上传到系统或使用系统。只能通过引导、制度、管理等方式来引导员工使用,常用方式如

图文档系统上线后引导全员使用指南


在图文档系统上线后,往往达不到当初的目标预期,常见的原因与引导方法如下:

1、系统使用不熟练或不会使用

虽然有操作培训,因各种原因,每个人的接受方式和习惯不同,还是有部分人员不会操作系统,可以在系统内置顶发布公告,或通过其他方式让员工知道如何快速查找培训资料。


2、员工不愿意上传图纸、文档等数据到系统。

因各种原因,不愿意把文档上传到系统或使用系统。只能通过引导、制度、管理等方式来引导员工使用,常用方式如下:

1. 取消原有的线下审批流程,能走线上的流程走线上,引导使用系统。

2. 各种会议的图纸会审,都在系统上完成,如有会议纪要,附带会议纪要文档。沉淀数据,以便参考查询。

3. 如果有发纸质图纸的习惯,尽量取消发布纸质,都通过线上来发布,比如发布给采购,这类场景,使用通过线上发布或线上自行搜索查询即可。

4. 产品的图纸修改、变更需要存档历史版本,此操作在系统内使用历史版本管理功能很容易实现;而不是使用原来的方式,在电脑上保存多个副本,只有自己明白,不利于工作的协同。

5. 产品图纸、文档的借阅查询,引导通过系统来自行查询使用,或发送链接的形式给请求者,尽量减少原来的通过聊天工具或共享的方式传阅文档。

6. 对于设计、制图等工作成果可安排专人定期审核,如系统内缺少生产、研发设计所需的文档资料,可追究责任。

可以在系统上对应的文件夹查看文件夹内的文档数量, 或系统日志里能看到每天所有账户的工作状态




最后,引导用户对系统的理解,系统的使用是为了企业长期发展的需要,从管理的角度来看,系统的价值不是节约时间,是为企业沉淀数据,为所有员工提供办公、学习的协同平台,让文档、图纸更准确、更规范,减少数据检索时间、减少图纸版本出错的概率,让工作、流程有迹可循。


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如何防止公司图纸外泄(图纸防泄密的几个有效方法)

在竞争激烈的商业环境中,公司图纸不仅是技术实力的体现,更是企业核心竞争力的关键。

然而,图纸外泄事件频发,给企业的运营和声誉带来了巨大风险。

那么,如何有效防止公司图纸外泄呢?

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以下是一些实用的方法,供您参考。

一、建立严格的保密制度


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首先,公司应建立一套完善的保密制度,明确图纸的保密等级、保密期限、保密责任等。

通过制度规范,让每一位员工都清楚自己的保密职责,形成全员保密的氛围。

二、加强物理安全控制


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图纸的存放地点应选择安全可靠的场所,如设有门禁、监控等安保设施的办公室或仓库。

同时,对图纸的借阅、复制等操作应严格把关,确保每一步都有记录可查。此外,定期对公司内部进行安全检查,及时发现并消除安全隐患。

三、运用技术手段加强保护(如:安企神软件)


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  1. 数字水印技术:在图纸上添加不可见的数字水印,一旦图纸被非法复制或传播,可通过水印追踪到源头,为追责提供证据。
  2. 加密技术:使用专业的加密软件对图纸进行加密处理,只有拥有密钥的人才能查看和编辑图纸。此外,还可以设置访问权限,限制特定人员的访问和操作。
  3. 版本控制:通过版本控制系统,记录图纸的修改历史,确保图纸的每一次变动都有据可查。同时,可以防止员工私自修改或传播图纸。

四、加强人员管理


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  1. 培训与教育:定期对员工进行保密知识培训,提高员工的保密意识和技能。让员工明白图纸外泄的严重后果,自觉遵守保密规定。
  2. 签订保密协议:与员工签订保密协议,明确保密责任和义务,约束员工行为。对于违反保密协议的员工,要依法追究其法律责任。
  3. 加强监督与检查:建立监督机制,对员工的保密行为进行监督和管理。定期检查员工的电脑、移动设备等存储设备,确保没有私自存储或传播图纸。

五、建立应急响应机制


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即使采取了各种保密措施,也难免会出现意外情况。因此,公司应提前制定好应对图纸外泄事件的应急预案,明确应对措施和流程。

一旦发生图纸外泄事件,能够迅速、有效地应对,减少损失。

总之:

防止公司图纸外泄需要从制度、技术、人员等多个方面入手,形成全方位、多层次的防护体系。

只有这样,才能确保公司图纸的安全无虞,为企业的持续发展保驾护航。

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