图文档系统上线后引导全员使用指南

2023-03-06

在图文档系统上线后，往往达不到当初的目标预期，常见的原因与引导方法如下：

1、系统使用不熟练或不会使用

虽然有操作培训，因各种原因，每个人的接受方式和习惯不同，还是有部分人员不会操作系统，可以在系统内置顶发布公告，或通过其他方式让员工知道如何快速查找培训资料。

2、员工不愿意上传图纸、文档等数据到系统。

因各种原因，不愿意把文档上传到系统或使用系统。只能通过引导、制度、管理等方式来引导员工使用，常用方式如下：

1. 取消原有的线下审批流程，能走线上的流程走线上，引导使用系统。

2. 各种会议的图纸会审，都在系统上完成，如有会议纪要，附带会议纪要文档。沉淀数据，以便参考查询。

3. 如果有发纸质图纸的习惯，尽量取消发布纸质，都通过线上来发布，比如发布给采购，这类场景，使用通过线上发布或线上自行搜索查询即可。

4. 产品的图纸修改、变更需要存档历史版本，此操作在系统内使用历史版本管理功能很容易实现；而不是使用原来的方式，在电脑上保存多个副本，只有自己明白，不利于工作的协同。

5. 产品图纸、文档的借阅查询，引导通过系统来自行查询使用，或发送链接的形式给请求者，尽量减少原来的通过聊天工具或共享的方式传阅文档。

6. 对于设计、制图等工作成果可安排专人定期审核，如系统内缺少生产、研发设计所需的文档资料，可追究责任。

可以在系统上对应的文件夹查看文件夹内的文档数量, 或系统日志里能看到每天所有账户的工作状态

最后，引导用户对系统的理解，系统的使用是为了企业长期发展的需要，从管理的角度来看，系统的价值不是节约时间，是为企业沉淀数据，为所有员工提供办公、学习的协同平台，让文档、图纸更准确、更规范，减少数据检索时间、减少图纸版本出错的概率，让工作、流程有迹可循。

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