电脑文件外发限制 (存储设备外发记录)

存储设备外发记录

某大型科技公司，因业务需要，需要将一批敏感的客户数据通过存储设备（如移动硬盘）传递给合作伙伴。在数据传输过程中，存储设备意外丢失，导致大量客户数据泄露，给公司带来了巨大的经济损失和声誉损害。

为了防范类似事件再次发生，该公司决定加强存储设备外发管理。

一、存储设备外发记录的重要性

存储设备一般指硬盘、U盘、光盘等，它的重要性体现在以下几个方面：

1、追溯性 ：通过外发记录，可以追溯存储设备的流向，确保设备在传输过程中不被滥用或丢失。

2、安全性 ：对存储设备的外发进行严格管理，可以有效减少数据泄露的风险，保障公司数据的安全。

3、规范性 ：建立外发记录制度，可以使存储设备的管理更加规范、有序，提高工作效率。

二、如何建立存储设备外发记录

使用安企神软件来对存储设备进行管理。

具体操作有以下几项：

1、打开USB文件操作审计功能

2、对USB文件操作进行记录

3、打开文件操作记录审计功能

4、打开文件备份功能

三、如何加强存储设备外发管理

1、限制设备使用范围： 明确存储设备的使用范围，防止设备被滥用或丢失。

如安企神软件可以对U盘的使用进行控制：

2、加强员工培训： 提高员工对存储设备外发管理的认识和重视程度，增强安全意识。

3、建立奖惩机制： 对违反存储设备外发管理制度的行为进行惩罚，对表现优秀的员工进行奖励。

据相关数据统计，在企业数据泄密事件中，85%以上的泄密事件来自内部人员有意或无意造成的，30%的泄密事件存在商业犯罪的动机。无论员工泄密是有意还是无意，我们应该怎么杜绝这种事情的发生呢。
限制文件不能外发拷贝

1、禁止U盘使用
首先打开安企神，然后点击首页的【策略模板管理】>【U盘管理】在下拉选项中选择【禁止使用】。

2、禁用邮箱附件
返回安企神首页，依次点击【策略模板管理】>【邮件发送控制】，在【邮件发送控制】中勾选【禁止发送邮件附件】。

3、禁止常规外发
再次点击【策略模板管理】，然后点击左侧的【文档安全】，开启【禁止以下程序发送文件】功能，依次勾选【聊天程序】、【浏览器】、【邮件客户端】。如果企业内常用的还有其他程序，也可以自定义添加程序。

4、对重要机密文件加密
点击【文档加密】，在如图所示的区域勾选需要加密的文件类型即可。也可以选择自定义的文件类型，文件加密后外发需要管理员审批，未经管理员非法外发的都是乱码。

企业办公通常需要进行大量文件数据交换，除了内部部门之间的，还会和更多外部合作伙伴进行。比如向供应商提供产品设计图纸、向经销商提供市场营销资料、向甲方提供工程设计方案、向管理机构提交业务数据和报告等等。
在数据文件外发的过程中，企业目前主要会使用到邮件、FTP系统、企业网盘等，甚至还会大量采用人工方式，通过存储介质或者IM工具进行数据传递，在实际应用中存在诸多问题：无法保障数据外发的合规性，加大数据流失泄露的风险，缺乏对已发出数据的有效控制，无法对外发行为进行控制和审计，事实上造成了数据外发的“体外循环”，同时也无法控制数据流向和跟踪结果。在有网络隔离的企业中，缺乏可操作性。
安企神软件可以建立有效的文件外发审批制度，有效管理外发乱象。
1、点击安企神软件上方菜单中的【工具箱】>【审批流程库】>【添加审批模板】选项，新建审批流程模板。

2、点击【+】号，添加审批流程模板。

3、在审批环节中填写环节名并勾选审批人，然后选择审批模式。审批模式分为两种，分别是严格审批模式和简单审批模式，严格审批模式下文件外发需流程中所有审批人审核通过才能外发，简单审批模式下仅需要流程中任一审批人审核通过即可外发。

4、在软件的系统策略模板中，添加新建的审批流程。

部署安企神软件使得文件外发流程合规，保障数据安全的同时，还能对内外部外发文件进行统一管理，提升时效性和可靠性，并且软件私有化部署，高效，安全。

随着现代企业业务的快速发展，企业与合作伙伴之间有大量文件数据需要进行交换，比如向甲方提供产品设计图纸、市场营销方案、工程设计图纸等等。

尤其是从事设计行业的公司，如平面设计稿、家居方案图、CAD图等等，是设计人员日日夜夜凝聚的心血。但是由于图纸文件的特殊性，图纸内容易泄露，所以企事业单位必须采取有效的措施来保护外发图纸的安全性。

那么，外发图纸文件会遇到什么问题呢？

1.例如psd源文件、CAD图纸等，如果发送给客户后，客户任意盗用。

2.客户擅自修改、打印使用外发图纸文件，并拒绝后续的合作付款。

3.对外发图纸文件内容通过截图、拷贝、拍照等非正规手段，获取图纸内容信息。

4.无法对外发行为进行管控和审计，若发生图纸泄漏事件不能追根溯源，及时止损。

5.缺乏有效的审批审核过程，无法杜绝通过邮件、QQ、微信以及U盘拷贝随意进行文件交换的现象。

6. 因设计流程较长，研发人员的开模图纸容易在工作流程中遭到泄露。

解决方案：

1.设置外发图纸文件不同的认证方式；

2.限制外发图纸文件的打开次数、打开时间、打印权限、截屏权限、过期自毁；

3.外发图纸文件添加屏幕水印；

4.部门权限隔离，创建不同的管理权限；

5.审计并记录外发图纸文件的操作行为；

6. 因研发设计的流程较长，研发人员的开模图纸容易在工作流程中遭到泄露风险。

面对诸如此类的众多问题，我们该如何有效保护外发图纸文件的权限控制，如何守护外发图纸文件的安全也就成了摆在各个企业管理者面前的一大难题。其实，对于外发文件的安全管理，安企神股份早已有了成熟、稳定的信息安全解决方案了。

安企神 数据安全方案

四大功能

【内部文件流转】【文件外发管理】【灵活的审批流程】【部门权限隔离】

1.根据外发图纸文件的重要性，设置不同的认证方式，如口令、机器码、PC绑定、联网证书等方式。只有获得认证的用户才能打开图纸文件，其余用户即便是打开文件，无法读取图纸内容，会呈现乱码；

2.设置外发图纸文件的权限，包括浏览次数、使用时间、打印、修改、拷屏等方式，对于那些有意盗用图纸的客户，还可以设置自动销毁的权限，除此之外还可以通过安企神云平台追踪外发文件的实际使用情况，保护公司的利益；

3.添加外发水印的功能，有效防止那些有心之人，通过拍照、截屏等手段获取图纸信息。可自行选择水印方式，保障研发人员的图纸文件在工作流转过程的安全性；

4.安企神可建立完善的管理框架，所有内外部用户上传、下载外发文件的行为都留有完整记录，并经过上层业务流程审批系统的审批和授权，确保外发过程有据可循，实现外发图纸工作的安全合规；

5. 创建不同的管理权限，随时掌握外发图纸的状态。安企神根据企业管理者可以基于部门、业务、项目、团队等不同逻辑，创建不同的文件管理权限进行共享与协作，即时跟踪掌握文件发送和接收状态，随时跟踪业务协作进程。

安企神适用于多种场景的企业加密，包括企业内部流通、外发、员工在非公司环境办公等环境，保护企业的相关中电子文件以及设计图纸的知识产权。保证办公内外环境下，能够有效防止图纸文件被非法篡改、拷贝或盗用，全方位守护图纸文件的安全。

在日常办公时，员工每天对外发送的文件，包括合同、设计图稿、项目资料等重要机密，外发给客户、经销商、供应商等第三方，接收者若是把文档传给他人，又或者外发文件意外被无关人员接收，都很容易导致机密被外泄。

简单的外发管理，不是对文件的保护不够，就是无法支持大型文件，使用体验不佳，管理也没有效果。机密文件外发需要更严密的管理，确保其在外部也能得到持续保护，所以专业的外发文件加密软件是企业不可或缺的工具。目前安企神文件外发管理软件就可以帮助对需要外发的文件进行权限控制，保护文件在外的交互安全。

安企神文件外发管理软件，保护文档交互安全，对外发文件进行加密，可以确保机密在外部也得到保护。为企业提供严密的文档加密管理，企业可以提前对需要外发的技术资料、合约细节等文档进行加密保护，然后再把加密后的文档发给对方。同时安企神文件外发管理软件可帮助把文件制作成外发文件，并对外发文件进行权限限制，帮助企业建立严密的外发管理机制，支持GB级大文件，使外发审批管理更便捷。

安企神文件外发管理软件帮助企业建立严密的外发管理机制，加密保护外发文档，限制外发文档操作权限，实现外发文档的安全可控，帮助全面保护机密文档对外交互安全。