文件外发限制软件 (精选：怎样防止公司文件和图纸外发)

精选：怎样防止公司文件和图纸外发

经常有朋友在后台私信小编，辛辛苦苦的劳动成果发给客户，对方通过各种手段白嫖，真是心力交瘁！或者是公司禁止对外的资料也有员工外发和拷贝，给公司带来损失。

在我们的工作中，经常要给客户发送业务相关的文档、合同、图纸、视频等等，文件一旦外发，就脱离了公司的掌控范围，失去了有效的保护。员工带出或拷贝涉密文件，这些操作企业都会面临着诸多风险和挑战！

如何解决这些问题，守护外发文件的安全呢？以下方案供您选择，确保您文件的安全可控！

解决方案

大多数企业都会使用安企神软件提供的防止公司文件和图纸外发的解决方案，通过使用安企神软件的文件加密、禁止复制拷贝、外发管控、制作文件外发包等功能，可以从多方位入手，为企业重要文档提供全方位的防护，无论是在企业内部的文档使用，还是与合作伙伴共享文档，又或是公司员工将文档带出企业使用，都不用担心文档内容被非法泄露，给企业造成不必要的损失。

防止公司文件和图纸外发详细功能

1、文件加密：

• 全盘加密： 采用最先进的国密256加密算法，对公司电脑上的所有文件进行自动加密，无论是新创建的文件还是已存在的文件，确保数据的安全性。
• 透明加密： 用户无需感知加密过程，可以正常打开、编辑和保存文件。加密过程在后台自动完成，不会干扰用户的正常工作。

加密后的文件只能在安企神软件授权的电脑上查看，不管复制、外发上传还是拆走硬盘，打开都是乱码。

2、外发管理：

• 外发审批： 员工需要外发文件时，必须提交外发申请，经过管理员审批后才能进行外发。
• 外发记录： 系统记录每一次文件外发的详细信息，包括外发时间、接收方、文件内容等，便于后续审计和追溯。

• 外发上传控制： 配置相关网盘资源网站，禁止相关外发文档工具，如百度网盘，FTP等。

3、权限设置：

• 用户角色管理： 根据员工的职责和部门，设置不同的用户角色，并分配相应的文件访问和操作权限。
• 文件访问权限： 控制员工对文件的读取、编辑、删除等权限，确保只有授权人员才能访问敏感文件。

4、禁止拷贝：

• 禁止拖拽： 防止员工通过拖拽的方式将文件从加密环境移动到非加密环境。
• 禁止打印： 控制加密文件的打印权限，防止敏感信息通过打印方式泄露。
• 屏幕截图监控： 监控员工对加密文件的屏幕截图行为，并进行记录和警告。

• 复制加密： 开启复制加密功能后，本地资料如果是不加密状态，如果有复制文件到移动设备的操作，软件会自动将文件加密。

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5、制作外发包：

• 自定义外发包： 管理员可以根据需要制作自定义的外发包，包含特定的文件和访问权限。
• 外发包加密： 外发包本身也进行加密处理，确保在传输过程中不被非法获取和篡改。

• 外发包使用限制： 可以设置外发包的使用期限、打开次数等限制条件，控制外发文件的传播范围和使用时间。

通过综合运用以上功能，可以有效防止公司文件和图纸的外发和泄露，确保公司数据的安全性和保密性。

总结：

上述内容就是安企神软件提供的防止公司文件和图纸外发的解决方案，防止公司文件和图纸外发需要综合运用多种策略和技术手段。通过加实施权限管理、加密技术、监控和审计文件使用等措施，可以有效地保护公司的敏感信息和数据安全。

设置文档使用有效期，过去作废的方法。

在实际工作中，我们需要把公司一些敏感的涉密文件，比如Word，XLS表格，PDF、图纸文件等需要发给公司外部人员使用，我们还不希望对方永久保存此类文件，只想让对方只能使用一段实际，这样我们可以对上述文件设置一个时效性的限制，比如限制打开文件的次数，限制使用文件的时间段，在文件使用过程中，一旦达到我们设置的期限之后，就无法正常打开了，从而保护公司重要文件不被泄密。 

安企神文件外发设置方法如下： 

第一步，鼠标右键点击加密文件，外发处理->文件外发，会弹出以下界面。

第二步，可以添加密码、限定打开时间、限定打开次数、是否允许打印外发文件，然后勾选压缩外发文件。 注：尽量选择用压缩外发文件，因为这样的话文件会被打包成一个压缩包，比较方便保存和发送！

第三步，保存路径选择一下，点击制作即可，提示以下信息就制作完毕了。

设置完毕之后，想打开文件必须在我们的安全桌面环境下进行打开，而且还需要满足咱们设置的正确的密码、设置的打开次数及打开时间范围之内才可以正常打开。在安全桌面模式也是不能截图的，这样的话就使咱们外发的文件也在受控范围之内，从而保护公司重要文件不被泄密。

办公环境下，核心文件在公司内部随意流转很容易导致原有的文件被流出导致泄密，这种情况下对员工电脑的文件操作行为进行合理管控显得尤为重要。

企业文件外发安全管控，可以借助安企神上网行为管理软件对其下发相应的管理措施，结合上网行为管控+电脑监控结合的方式，实现内网安全，防止泄密事件的发生。

如果我们处在一般的办公环境中，各员工电脑均可联网，多重的外发途径可能会阻碍我们控制文件外发的工作，一刀切彻底阻断员工电脑向外传输信息的途径显然是不合理的。安企神上网行为管理软件可针对不同的外发端口为用户提供需要阻断的外发途径。

比如通过安企神上网行为管理软件监控到的员工上网行为中某员工通过网盘上传的方式备份了大量的核心文件，其他的外发途径中未见敏感内容，针对这一条审计信息我们直接可以判断该员工上传到网盘的信息极有泄密可能，可直接通过安企神上网行为管理软件限制员工上传文件到网盘的行为。并且从一系列的社会信息或者办公环境中了解到员工超过90%以上的网盘使用行为都是与工作无关的，结合对该员工的上网行为审计信息对其制定专属的文件外发管控规则。规则的设定不是单一的，可针对不同的需求对外发途径中加以限制。比如聊天工具、软件、网页、移动存储设备、网盘等。限制规则同时适用于对文件大小、类型的限制。

安企神上网行为管理软件作为一款可以控制文件外发的电脑监控软件，审计内容精准全面更加有利于我们获取员工的上网内容，评估上网行为。管控力度强大更加帮助我们制定严格的管理规则，防止泄密员工泄密的事件发生。

    现在很多企业核心的图纸和文档数据，都存储在员工各自的电脑上，没有安全的管理方法，使其在文档的流转交流中，经常需要把公司的产品研发图纸二维图或者三维图，发给公司外部的供应商来看图加工，长此以往造成企业产品图纸外泄严重，没有秘密可言。针对此种情况，可以通过以下几种方式，来防止企业核心图纸数据的泄密。保护企业重要知识产权，争强企业竞争力。

1、对于只需看图的供应商，严禁发送DWG或者三维模型图纸，防止供应商对图纸留存加工修改。仅发送二维、三维转换后的PDF文件。

2、对于外发的的PDF图纸文件，需要有规范的回收制度，比如，定期回收或者通过EDM系统发布图纸给供应商，并设置自动回收时间。

3、企业产品研发图纸文件，设置自动加密，加密后的图纸外发时，设置外发使用策略，限制供应商打开图纸的天数和次数，超过设置的参数，图纸文档自动销毁。

通过限制发送图纸的类型，限制外发文件的打开次数和天数，使用线上发布及时回收等功能，能有效的解决企业图纸文档外发泄密的问题。具体解决方案可以联系安企神客服进一步了解。

需求，解决问题:

 随着外部业务的往来，不可避免的需要把一些图纸、文档、或其他数据发送给外部的客户，但是同时有希望进行权限管控，如禁止打印、禁止复制、使用时间限制、使用次数限制等。

解决方案:

 安企神文档外发加密系统是专门为实现这个需求而设计，通过内核级加密技术，实现不针对文件类型的文件的外发管控。

功能核心:

 用户把需要外发的文档文件上传到服务器，然后根据流程进行加密外发申请，并设定文档的阅读密码，可使用周期，可使用次数，是否绑定硬件。同时，还可以编辑修改回收等功能。

使用密码：

设定该文档/图纸的打开密码，客户拿到该文件，必须输入密码才能解密打开。

可用次数：

设定该文档/图纸的可用次数，客户拿到该文档之后，只能在使用次数内使用。

时间限制：

设定该文档/图纸的可用时间，客户拿到该文件，只能在指定的时间内使用。

绑定硬件：

设定该文档只能在某台指定的机器上使用。或指定UKey使用。

文档只读权限：

该文档只能以只读方式打开，不能被编辑，任何另存，复制等扩散途径都被禁止。

编辑修改权限：

该文档允许用户进行编辑修改，并保存到本地硬盘。但该文档仍然受控，不能通过另存，复制等扩散到其他机器。

复制另存权限：

允许用户把内容复制，另存。被复制内容以及另存之后的文件，不再做放扩散保护。

文档打印：

设定该文档是否允许打印。

外发文档支持的文件类型：

因为采用内核虚拟技术，支持所有文件文档格式，目前测试过的有Office系列，PDF系列，AutoCAD系列，SolidWorks系列，Pro.E系列，ProTel系列。。。。。。。

产品特点

支持所有文件格式，支持UG等大型图纸文件

支持超大文件。

接受方无需再安装软件，即开即用。