限制文件外发大小 (精选：怎样防止公司文件和图纸外发)

精选：怎样防止公司文件和图纸外发

经常有朋友在后台私信小编，辛辛苦苦的劳动成果发给客户，对方通过各种手段白嫖，真是心力交瘁！或者是公司禁止对外的资料也有员工外发和拷贝，给公司带来损失。

在我们的工作中，经常要给客户发送业务相关的文档、合同、图纸、视频等等，文件一旦外发，就脱离了公司的掌控范围，失去了有效的保护。员工带出或拷贝涉密文件，这些操作企业都会面临着诸多风险和挑战！

如何解决这些问题，守护外发文件的安全呢？以下方案供您选择，确保您文件的安全可控！

解决方案

大多数企业都会使用安企神软件提供的防止公司文件和图纸外发的解决方案，通过使用安企神软件的文件加密、禁止复制拷贝、外发管控、制作文件外发包等功能，可以从多方位入手，为企业重要文档提供全方位的防护，无论是在企业内部的文档使用，还是与合作伙伴共享文档，又或是公司员工将文档带出企业使用，都不用担心文档内容被非法泄露，给企业造成不必要的损失。

防止公司文件和图纸外发详细功能

1、文件加密：

• 全盘加密： 采用最先进的国密256加密算法，对公司电脑上的所有文件进行自动加密，无论是新创建的文件还是已存在的文件，确保数据的安全性。
• 透明加密： 用户无需感知加密过程，可以正常打开、编辑和保存文件。加密过程在后台自动完成，不会干扰用户的正常工作。

加密后的文件只能在安企神软件授权的电脑上查看，不管复制、外发上传还是拆走硬盘，打开都是乱码。

2、外发管理：

• 外发审批： 员工需要外发文件时，必须提交外发申请，经过管理员审批后才能进行外发。
• 外发记录： 系统记录每一次文件外发的详细信息，包括外发时间、接收方、文件内容等，便于后续审计和追溯。

• 外发上传控制： 配置相关网盘资源网站，禁止相关外发文档工具，如百度网盘，FTP等。

3、权限设置：

• 用户角色管理： 根据员工的职责和部门，设置不同的用户角色，并分配相应的文件访问和操作权限。
• 文件访问权限： 控制员工对文件的读取、编辑、删除等权限，确保只有授权人员才能访问敏感文件。

4、禁止拷贝：

• 禁止拖拽： 防止员工通过拖拽的方式将文件从加密环境移动到非加密环境。
• 禁止打印： 控制加密文件的打印权限，防止敏感信息通过打印方式泄露。
• 屏幕截图监控： 监控员工对加密文件的屏幕截图行为，并进行记录和警告。

• 复制加密： 开启复制加密功能后，本地资料如果是不加密状态，如果有复制文件到移动设备的操作，软件会自动将文件加密。

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5、制作外发包：

• 自定义外发包： 管理员可以根据需要制作自定义的外发包，包含特定的文件和访问权限。
• 外发包加密： 外发包本身也进行加密处理，确保在传输过程中不被非法获取和篡改。

• 外发包使用限制： 可以设置外发包的使用期限、打开次数等限制条件，控制外发文件的传播范围和使用时间。

通过综合运用以上功能，可以有效防止公司文件和图纸的外发和泄露，确保公司数据的安全性和保密性。

总结：

上述内容就是安企神软件提供的防止公司文件和图纸外发的解决方案，防止公司文件和图纸外发需要综合运用多种策略和技术手段。通过加实施权限管理、加密技术、监控和审计文件使用等措施，可以有效地保护公司的敏感信息和数据安全。

信息技术日新月异，企业也随着技术的发展而发展，传统的纸质资料也转变为电子文档存储于电脑上，不仅大大提高了企业的办公效率，而且还降低了企业成本，给企业带来了很大的便利，但与此同时，也加大了企业面临的信息安全隐患。

尤其是近年来企业数据泄露事件不断增加，企业的经济遭受了巨大的冲击，尤其是内部人员引起的数据泄露占据了其中很大一部分，为了防止员工泄露企业机密，很多企业选择专业的防泄密软件通过加密技术以及统一管控员工上网行为解决这一问题，在此以域之盾软件为例大概讲解以下防泄密软件的功能。

文档加密

开启文档加密可以主动加密重要文件，加密文件只可以在公司内部查看，在外部计算机上无法打开或者打开后呈现乱码，这样即使文件不慎丢失或者被私自外发，另外需要向合作伙伴外发的文件，管理者可以将其制作成外发包，在不影响合作的同时也能够保护文件安全。

密钥管理

通过密钥管理添加多个密钥，根据文件密级不同设置不同的密钥，细分不同部门和等级的员工对文件访问权限，避免重要文件在公司所有部门内随意流转。

外接设备管控

对员工电脑的USB端口进行管控，可以禁止USB端口的使用，除了键盘和鼠标外，其他USB设备均无法使用，比如U盘、蓝牙、便携式设备等等，防止员工通过这些渠道外发文件。

信息化高速发展的今天，企业的各种数据很多都是以电子文档的形式存储的，而现代企业的运作建立在分工协作的基础上。由此，工作中我们的文件资料经常需要在内部或者外部人员之间流通使用，电子文档易于传播和扩散的特点造成企业核心数据容易泄露给竞争对手，导致企业的核心利益的损失。

文件外发所面临的信息泄露以及安全保护问题都是企业现在面临的问题：

1、现行的操作系统，对企业外发文件没有使用权限的管理机制。致使企业外发文件具备被任意操作的权限，例如复制、剪切、编辑、另存等，方便企业人员在使用外发文件过程中有意或者无意将数据泄露。

2、企业的外发文件即使采取身份认证、使用范围限制和使用权限的控制等手段来保护外发文档的安全，但出差、外出办公等造成笔记本丢失等情况的发生，也会出现文件容易被非法破解而导致数据的泄露。

3、文件在整个外发使用过程中，不同的人员会参与其中，如果不对外发文件的生命周期内进行记录，则很难保证外发文件被安全使用。

该如何保护文件的隐私性？小编有以下几点建议：

1、首先肯定是制度约束，必须和员工签订严格的保密协议、建立相应的企业数据保密制度，同时也需要对员工进行适当的激励。此种方法虽然是老生常谈，但是对企事业单位信息安全来说不可或缺，尤其是签订相应的保密协议和建立相应的保密制度，以及配套相应的奖惩举措，可以在很大程度上威慑员工的上网行为，使得员工至少不会明目张胆地随意泄密单位重要文件的行为。

2、采取相应的具体管理举措，尤其是借助一些技术管理手段来防止数据泄密，保护单位信息安全。在与员工签订相应的保密协议、建立相应的管理制度以及适当的员工激励之外，还需要采取具体、切实有效的技术手段，才有可能真正实现保护电脑文件安全、防止数据泄密的目的。目前，大多数单位都是部署相应的数据防泄密软件、企业防泄密系统来实现的。目前，国内也有很多相关产品，受很多企业管理者青睐的是一款叫安企神的监控软件，这款软件可防止文件从电脑外发/上传，防止移动设备将文件拷贝带走。对此安企神作了双重保险。一是通过文件名，禁止文件从任何方式传播出去，禁止拷贝到共享文件夹；二是通过进程名限制文件外发/上传，比如禁止QQ、网盘等。

防止移动设备将文件拷贝带走，主要就要从USB端口进行限制：禁用USB/U盘、U盘只读、U盘防拷贝。

安企神还可以查看详细的文件外发/上传记录和文件操作记录。文件外发/上传记录会记录所有的文件外发/上传行为，即使被禁止了发送失败，也会有记录可查询。文件操作记录主要是员工端对文件进行的复制、粘贴、拷贝等操作记录。电脑端和移动端同时预防，通过文件名和进程名的双项防护，保障企业信息安全。

除此之外，安企神还可以监控员工的上网行为、U盘的使用情况、还可监控员工电脑屏幕等，保护文件的同时，管理好员工，功能这么强大的一款软件，不妨下载试用一下！

当前，随着网络的发展，使得文件之间的传输速度也越来越快。一方面，它促进了公司共享资源的传输，另一方面，也增加了企业文件或商业机密被泄露的风险。例如，企业内部的员工可以通过一些工具将公司的商业秘密和关键信息转移到他们自己的FTP空间，或者将它们上传到论坛，甚至直接将其发送给竞争对手等等，这使得公司面临巨大的风险。那么企业该如何防止文件外发和信息泄漏呢?
 

针对这种情况，网管家电脑监控系统开发了监控软件防泄漏版本，增加了文件传输的限制功能，还对重要文件具有防泄漏保护功能，可以很好地防止局域网禁止未经许可访问共享数据或传输文件。具体能够实现的功能如下：

1.禁止QQ和微信文件传输：
QQ和微信是当前流行的聊天工具。同时，由于QQ和微信具有非常方便快捷的文件传输优势，因此通过QQ和微信传输文件是一种重要的文件传输方式。对于传输聊天工具文件的行为，我们可以禁止登录和使用QQ和微信等聊天工具来传输这些聊天工具的文件。

2.文档安全问题：
通过网管家的文件安全功能，可以保护重要文件被修改，适用于各种设计图纸，办公文件，源代码等等。在员工的电脑正常启动之后对于电脑上的文件进行自动加密/修改/保存的及时保存，从而有效防止员工恶意删除文件的行为，有效保护重要数据和文件的安全性，并加强网络安全管理。

3.U盘管理：
我们可以根据本地审计功能来辅助U盘管理，具体的操作步骤就是在策略内容中开启文件操作审计、开启USB存储使用审计和开启USB文件操作审计等等，通过开启策略内容中的相关功能来保障电脑数据的安全性，企业可根据自身情况酌情进行设置。
 

4.文件操作审计：
比如说在上班期间我们不清楚员工操作了哪些文件，或者说在操作的文件中，是否有利于公司文件的安全，我们可以在本地审计中开启文件操作审计，来查看电脑文档的安全问题。

5.流量管理：
文件泄露的主要途径就是网络，我们可以对公司的网络进行设置，比如我们先禁用掉所有的网络访问，然后根据公司或者部门之间使用网络的范围，开启工作内必须要使用的网络地址，通过这种方法不仅能够降低文件泄露的风险性，还能自一定程度上提高员工的工作效率。

总之，可以实现禁止文件外发或保护文件不被泄漏，但是公司还应加强安全意识，通过保密协议规范员工的行为，并提高安全意识。

在数字化发展的时代，数据安全问题重于泰山，尤其是现在企业的发展和运营与互联网息息相关，越来越多的电子文档替代纸质文档的形式存储、发送，电子文档的交流体现在企业各个应用环节，但由于电子文件其特殊性，传输渠道繁多，如果这些核心资产在对外业务往来中出现文件外发泄露的问题，无疑给企业造成巨大的损失。
 

所以建立完善且全面的数据安全防护体系就显得至关重要!

我们详细分析下各类型的泄密途径

1.员工可随意导出业务系统中的资料数据，导致客户信息泄露或被非法贩卖。

2.业务系统使用者，可以通过截图、邮箱外发等方式将数据带走。

3.发给第三方单位的最终效果图没有任何限制，容易遭到对方盗用设计效果图。

4.外出或在家办公时，脱离企业内网环境下的文档安全无法管控。
 

网管家加密软件充分考虑外发文档的易扩散特性，提供专业可靠的数据安全解决方案。

1. 文件加密

智能识别敏感内容文件，自动审核和过滤，当员工编辑的文件中包含敏感信息时才进行加密。智能化判断，提高办公效率。同时，通过设置外发文档的身份认证、访问权限来防止外发文件的窃取和滥用。

2. 行为操作记录

完整记录用户行为，包括文件操作记录、程序使用日志、USB外发日志和上传下载日志，支持日志检索和审计追溯。当出现泄密事件时，可通过审批日志以及屏幕追踪，定位事件责任人。

3. 规范化管理

当加密文件外发给第三方人员时，需要通过管理端进行审批，才能将加密文件进行解密外发。系统支持自定义审批流程，进行申请离线、申请解密、申请打印外发、申请直接外发等。审批方式多样化，审批员可以在客户端、WEB端以及手机端进行审批，也可以通过验证码进行审批，大大提高了办公效率。

4.内网安全

通过管理人员给予其有限的离线授权，允许外出继续使用加密文档，文档仍能保持加密状态，不影响正常办公。同时，终端电脑生成的文件都将自动加密，记录用户离线期间的操作行为。