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文档管理软件 (企业文档管理系统)

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本文简介:本文主要为大家整理了 “文档管理软件” 相关的内容,主要有 企业文档管理系统, 企业图纸文档管理的方法, 企业文档管理软件的选择要点, 对公司电子文档管理的建议与方法, 企业图纸文档管理方法, 等内容,文章部分观点不代表本站观点,如有侵权或其它问题请反馈客服。

文档管理软件

1、企业文档管理系统

为企业搭建功能强大的文件数据存储共享平台,一站式满足文件存储与管理、协同分享、移动办公等不同的业务需求。石家庄安企神科技打造安全、高效、便捷的文件使用环境,帮助企业节省运营成本,优化管理流程,提升业务处理效率。


安全 —保护企业的核心数据资产

 ●严谨的权限体系,文件只被许可的用户使用


 ●全过程的保护机制,文档只读预览、修改版本、删除恢复


 ●全面的日志审计,文件的任何操作都可追溯


高效 -促进企业数据流动

 文件增、删、改、查、分享、编辑、协作、外链、评论一站搞定


 极速的文件引擎,节约90%的文件传递和查找时间


 极速的文件引擎,节约90%的文件传递和查找时间


传承 —永久传承企业知识财富

 海量存储,集中管理企业所有的文件类知识资产


 系统内文件永不丢失,历史文件随时查阅使用


 文件无缝交接,知识不断层,延续企业知识体系


移动办公-让工作无限续航

 支持iOS、Android移动平台


 连接企业微信号,无需安装


 随时随地,简单便捷,给您移动办公最佳体验



2、企业图纸文档管理的方法

在很多制造业当中,企业发展速度过快,企业的整体设计研发管理与制度无暇落地,最终导致企业研发图纸与文档的管理混乱,主要有以下几点:


1、产品研发图纸、BOM文档、工艺文档、其它辅助资料等,没有有效管理,零散存放在各自电脑上,或者某台共享服务上,缺少安全管理与保护。


2、产品研发图纸的版本过多,只能依靠人为的重命令或存档来管理,随着时间的推移与人员的变动,无法确定产品的最终版本是哪个、


3、产品研发图纸的命名与物料编码不规范,主要依靠每个设计人员自行设定,存在一物多码,或者一码多物等问题。导致采购订单不准确,库存闲置物过多等。


4、产品设计的通用模型,无法形成统一的企业标准件库,不能减少设计工作,提高设计效率。


5、产品设计图纸文档的使用管控,无法设置细分的权限控制,比如可读、可见、编辑、上传、删除等权限设置。


上述这些问题,都可以通过图文档管理系统来解决。


1、按照类Windows文件目录管理企业各部门及各种类型的图文档资料,实现企业图文档的集中管理、方便共享。 形成规范的企业知识库,有效沉淀企业的图文档资料,设置不同的文档使用权限,来管控使用者的操作权限。


2、设置不同的图纸文档历史版本管理机制,对修改的图纸文档做多版本管控,方便回查图纸文档历史版本。

3、设置不同图纸文档使用模板和编码规则,实现一图一码,避免物料不清,编码混乱问题。

4、建立企业标准件库,方便文档的借用与管理,提供设计效率。

5、支持图纸文档的全文检索与模糊查询功能,方便查找历史图纸文档。

最终帮助企业用户建立,符合自身使用习惯的图纸文档管理系统,沉淀企业产品研发成果。提供研发效率。



3、企业文档管理软件的选择要点

如何管理企业的大量电子文档, 实现文档的集中存储,自动备份、权限管控等需求,根据我们的经验,文档管理系统的选择,需要根据不同的使用场景 来选择产品。在选择上一般有三个方向。

一、如果是初创公司,使用人员几十人左右,买一台NAS(替代文件服务器),里面免费的软件,就可以满足文档的集中存储,备份,权限管理,远程访问等。投入很少,4T硬盘的容量设备,几千元。

二、如果使用人数众多,功能需求复杂,就使用专业的企业文档管理系统,比如德雅 开始 易道 等文档管理系统。

三、如果在上述产品的基础上,还有文档防泄密的需求,就需要使用安企神企业安全文档网盘的产品。在实现对文档的集中管理、权限控制、自动备份的同时,还可以提供企业文档防复制、防截屏、自动加密使用等功能,对企业文档提供全生命周期安全管理。

具体根据自身的实际需求来选择就可以了。如果您有什么疑问和咨询服务,都可以和我们联系0531-88191166



4、对公司电子文档管理的建议与方法

公司发展越来越快,公司的电子文档数据也越来越多,如何管理好这些文档,让其方便搜索查询,为企业发展提供帮助,相信是很多公司都遇到的问题。在实际工作中,您是否遇到过这样的问题。

  1. 公司的文档图纸等资料,都不知道放在那台电脑上,查找起来很困难

  2. 如果使用共享的方式放在同一台电脑上,修改的权限不好控制,谁都可以存档和修改、删除。

  3. 所有的电子文档无法实时的备份,遇到病毒破坏,所有文档都无法使用。

  4. 文档和图纸被反复修改,时间久了,无法确定那个文档是最终的正确版本。

  5. 文档图纸存档后,系统管理员可以随意读取拷贝,有泄密和被破坏的风险。

    根据以上问题,使用安企神图文档管理系统和备份系统完美解决上述问题,主要产品优势为:

  1.备份文件,可以解决普通服务器损坏,文档丢失的危险,并且还能预防勒索者病毒的破坏。

  2.图文档集中管理,方便共享,系统的检索功能可以帮助应用人员快速查找所需的信息。

  3.严密的权限控制,控制人员掌握各自的权限,方便人员管理,防止泄密。

  4.保障数据的唯一性,更改时可以同步更新所有接收部门的数据,保证图纸文档版本的统一以方便快捷的查看发布记录、控制发布的时效等.

  5.采用领先的基于业务驱动的设计模式,帮助企业规范、梳理、重组、落实公司各组织内的业务流程,优化和固化工作流程

  6.通过发布回收图纸实现企业系统管理,快速建立起企业无纸化流转体系.

  7.设置和管理企业各类图文档的标准模板,实现企业文档格式及业务流程的标准化及统一管理。

操作简单,界面友好。

  图文档管理软件,集文档安全储存、文档加密、版本追踪、文档电子审批与发布、可视化浏览、用户权限管理于一体,实现企业内部文档有序安全共享,帮助企业真正实现高效轻松地管理图纸文档。



5、企业图纸文档管理方法

企业产品研发部门的图纸,随着时间越来越多,有很多问题,比如:

图纸零散保存在各自电脑上,人员的流动,带来的图纸丢失和查找麻烦

图纸改来改去,时间久了都不知道哪张图纸文件,只最总版本了,并且修改的过程版本,不能自动保存。

图纸文档的使用,都没有权限来控制,有访问权限的人员,都能随意传播,安全性堪忧。

图纸的发布,都需要打印出来,发送给车间,车间经常丢失纸质图纸,不能及时的回收和更新。等等这都是在企业中经常遇到的图纸管理问题。


在我们做的众多项目中,企业图纸的管理需要合理的规划与设计,在企业的图纸使用过程中,一般需要考虑做到以下几点:

归档存储:资料必须长久存储

量大离散:资料如何组织管理

不容出错:资料要求准确唯一

重用共享:资料查找重用容易,共享方便

资料协同:资料如何快速协同,驱动业务

数据安全:资料防止泄露及完善的数据备份恢复机制

并能支持图纸的版本管理,图纸编码、标准化图框、电子签章,图纸变更,在线预览,在线编辑,流程审批等。通过实施安企神图纸文档管理系统,搭建企业统一图文档知识库,沉淀积累企业的研发成果,严控图文档的安全使用。提供标准规范的图纸文档,管理产品研发设计过程,及时协同设计,提高工作效率。

量大离散:资料如何组织管理


不容出错:资料要求准确唯一


重用共享:资料查找重用容易,共享方便


资料协同:资料如何快速协同,驱动业务


数据安全:资料防止泄露及完善的数据备份恢复机制