如何利用Excel的Power Query快速转换数据

2024-11-29

　　在管理学生成绩的实践当中，成绩原始数据往往按学生条目记录(图1)。若需要转换为以学号、姓名、学科、成绩、等第进行分列的表式效果，数据量大，逐一复制、粘贴操作显然相当繁琐。利用Excel的Microsoft Power Query加载项可实现快速转换(Excel 2016已经包含Microsoft Power Query组件，可以在“数据”选项卡直接调用，其他版本需在微软官方http://dwz.cn/2J93Jh 复制网址下载安装)。

如何利用Excel的Power Query快速转换数据(图1)

　　1. 数据转换为表

　　打开数据表，切换到“数据”选项卡，在“获取和转换”功能组单击“从表格”按钮，在随后弹出的对话框根据提示选择数据源，Excel会自动将选定区域转换为表，并打开查询编辑器界面。

　　2. 提取学科数据

　　在“表1-查询编辑器”窗口选择学号、姓名两列的列标，切换到“转换”选项卡，在“任意列”功能组依次选择“逆透视列→逆透视其他列”，执行后可以将当前选定列转换为“属性/值”对，并与每行中的剩余值相结合，显示效果如图2所示(图2)。

如何利用Excel的Power Query快速转换数据(图2)

　　可以看到“属性”列包含了语文、数学、英语等多门学科的名称，我们首先需要将这些学科的名称从“属性”列提取出来。选择“属性”列的列表，右击选择“拆分列→按分隔符”，此时会打开“按分隔符拆分列”对话框，在“选择或输入分隔符”列表框选择“自定义”，输入“|”进行分隔，这里不需要更改其他选项，执行之后的效果如图3所示(图3)。可以看到原来的“属性”列已经被分隔为属性1、属性2两列，“属性1”是各门学科的名称，“属性2”则是成绩、等第。

如何利用Excel的Power Query快速转换数据(图3)

　　由于“属性2”列仍然混合了成绩、等第这两个内容，因此还需要将这些内容区分开来。选择“属性2”列，切换到“转换”选项卡，在“任意列”功能组单击“透视列”按钮，这一操作是为了使用当前选中列中的名称创建新列，此时会弹出“透视列”对话框，在“值列”下拉列表框选择“值”，点击“高级选项”前面的按钮，在下拉列表框选择“不要聚合”，最终设置如图所示(图4)。

如何利用Excel的Power Query快速转换数据(图4)

　　完成上述设置之后，原有的“属性2”列已经被转换为成绩、等第两个新的列。如果觉得默认的“属性1”不太合适，可以右击重命名为“学科”。关闭查询编辑器，此时会提示是否保留更改(图5)，确认之后会返回Excel主界面，此时就可看到最终效果(图6)。接下来可以根据对各个项目进行适当的筛选，感兴趣的朋友可以一试。

如何利用Excel的Power Query快速转换数据(图5) 如何利用Excel的Power Query快速转换数据(图6)

　　扩展阅读：利用Power Query快速分离混合文本

　　如图所示的“DATA”列都是字母、数字的混合文本(图7)。现在要求依次提取纯文本、纯数值、不重复数值。手工提取显然是相当麻烦，而且也容易出错，利用Power Query内置的函数可以轻松实现。

如何利用Excel的Power Query快速转换数据(图7)

　　在源数据选择“DATA”列的数据区域，切换到“数据”选项卡，在“获取和转换”功能组单击“从表格”按钮，此时会打开查询编辑器，切换到“添加列”选项卡，单击“常规”功能组的“添加自定义列”按钮，此时会弹出“添加自定义列”对话框，首先将默认的列名“Custom”修改为“纯文本”，接下来在下面的“自定义列公式”窗格输入“= Text.Trim(Text.Remove([DATA],{"0".."9"})," ")”，检查无误之后单击“确定”按钮，很快就可以在新添加的自定义列显示从“DATA”列提取出来的纯文本内容，按照同样的方法继续添加“纯数值”、“不重复数值”两个自定义列，公式分别为“=Text.Remove(Text.Trim(Text.Remove([DATA],{"A".."z"})," ")," ")”和“=Text.Combine(List.Distinct(Text.ToList([纯数值])))”，请注意后一个公式的“纯数值”必须与上一个自定义列的名称保持一致，否则会提示“Error”。