怎样从零基础学习EXCEL?

2024-11-29

　　怎样从零基础学习EXCEL？

后来工作会对你的数据处理能力提出要求(除非你懒，错过了那么好的学习机会)。可能开始的时候，你会发现一个函数能自动计算求和(sum)，能算平均数(average)，你就很开心了。接下来你会发现经常要从一个表里面寻找另一个表里面的内容(vlookup就很有用)，有时候很多要做条件(if函数就很有用)。

　　其实到这里就能解决大概80%的工作问题了。就几个函数不会很难吧，特别是当你发现以前要好久的时间，现在很快就完成了。至于以后的深入学习就看你的工作是否有这种需求了。

　　另外，好多朋友会说，我在用的Excel版本低，再学习高版本会不会很难?其实，excel各个版本的核心没有变化，不用太紧张，变化的只是使用更方便，比如以前要两步的，现在只要一步。

　　要成长，动力来自自我激励，就是实际感受到excel给你带来的一点点的效率累计。多上专业网站，比如Office办公助手网(www.officezhushou.com)。

　　函数应用是Excel的基础，看似很困难实际你只要安下心来，耐住性子一步步分析，也并不是很难。我一般的面对多层函数嵌套的，研究起来都是把最里面的一层取出来，放在新单元格看结果，然后在旁边的单元格加一层再看结果，以此类推直至达到与多层嵌套完全一致，如此这个函数也就搞明白了。也有朋友习惯从最外层作分析的，因人而异，看习惯。

　　有些数组公式的也可以如此操作，不过新单元格就要变成一个区域来放置数组，然后逐步看结果了。对于某些引用较多的数组这种策略比较无奈，只有老老实实的分析数组的功用，理解其中的巧妙思路。

　　如果最后仍然无法对Excel产生兴趣，索性就别想这个了。学习Excel的根本目是在处理问题时用更少的时间，比其他人做的更正确，换句话说这是一种完美的的偷懒解决策略。

　　为了以后可以“偷懒”，而又绝不会犯错，学习Excel吧，这个动机持久而强劲，当你攻克函数后，求而不得的兴趣说不定就来了。

　　对于Excel的整理技巧而言，其实都在于你对思路的整理。下面再说说Excel数据整理的问题：

　　一、一个次序混乱的表格是不是就是一个坏表格?

　　答案是：不一定。

　　举个例子。行政部有个表格，用于记录客户礼品的采购和发放。很多人的思路是设置很多列，分别记录每种礼品的购入数量、领取人、领取数量、当前库存。

　　但这个思路是不科学的，甚至根本是写不出这个表格的。正确的表格就是像记流水账那样，把每个事件(今天买了什么、买了几个，今天谁领走什么、领走几个)忠实地记录下来，看上去乱乱的，但却可以在另一个sheet中通过函数、公式随时得到想要知道的数据，或者使用数据透视表快速从不同角度进行分析汇总。

　　下面这个图，就是传说中的流水账：

怎样从零基础学习EXCEL?(图1)

　　二、怎样把一个烂烂的表格规范化

　　第零步，先做个备份。以免在后续改动中改了不该改的东西。

　　第一步，考察表格结构，不合理的地方重新动刀子。但实际工作中有可能没那么理想，因为原始数据不是你采集的，即便看到数据结构不合适(尤其是缺内容)，也只能干瞪眼，有必要同时又可能的话，打回对方重写。

　　第二步，统一行高、列宽、字体、字号、对齐方式，不对内容做任何更改，做这一步的目的仅仅是为了让自己能在后续步骤中看着舒服。

　　第三步，审核计算公式的统一性。有没有计算错误?有没有引用错误?这一点至关重要，马虎不得。

　　第四步，审核数据格式的统一性。比如显示上是8，但其实是8.2，因为单元格格式给设成只显示整数部分了。再比如文本格式的8和数字格式的8是有区别的。

　　做完以上，大体上就是一份清爽的表格了，如果需要的话，再检查以下方面(包括但不限于)：

　　1、数据的正确性(有效性)。比如人数居然出现了小数、手机号码不是11位、员工出生日期是1902年……

　　2、重复数据，比如一份图书清单中，相同的某图书出现了多次，应该合并。

　　3、公式的优化，比如L2=A2+B2+C2+D2+E2+F2+G2+H2+I2+J2+K2，通常是作者一个格一个格去点击的，备不住中间某一次就少点击一个，应该改成L2=SUM(A2:K2)。即便是L2=A2+C2+E2+G2+I2+K2这种中间隔着相加的，通常也都可以通过SUMIF函数来实现，而不必看上去那么一长串。

　　最后要说的是，以上所有这些都不需要肉眼逐格去审，都可以通过公式、函数、菜单功能来实现。花一段时间学习十几个常用函数和菜单功能，就能在后面的应用中轻松把时间赚回来，投入产出比是1:100。

　　最后一点，也是职场新人最关心的问题：

　　怎么减少excel中的错误?

　　1、勤备份：当你发现你做的修改还不如不改，这时候你为恢复上一版本数据而流的汗，都是当初没备份就改动数据时脑子里进的水。

　　2、设置校验：在几个重要节点或者几个关键数值那里设置校验，每次改动都注意看校验值是否归0。

　　3、减少手工录入：除原始数据以外，其他均是计算所得。原始数据能拷贝就不手工录入。

　　4、统一：数据格式统一，计算公式统一。

　　5、擅用辅助列：把一些复杂的计算拆分成几步，便于查错。多出来的一些列在表格完成时隐藏掉，这一招特别有用哈，千万不要怕麻烦。

　　6、擅用数据有效性、重复数据检查、带条件的显示格式、单元格注释等辅助手段。